Некоммерческие организации ежегодно готовят целый перечень отчетов: в Минюст, ФНС, Росстат, Социальный фонд России. Публичные отчеты они делать не обязаны, но большинство руководителей НКО понимают важность этого инструмента.
Публичный отчет – способ информирования партнеров, потенциальных жертвователей, грантодателей и благополучателей, а также общества в целом о работе НКО.
«Отчет – это высказывание. То, что вы хотите сообщить о своей организации людям. В цифрах, фактах, эмоциях, фото и важнейших тезисах. Вы показываете этот документ человеку, который не знаком с вашей организацией, чтобы он сразу понял про вас главное», – говорит главред «Милосердия.ru» Юлия Данилова.
– Чтобы мотивировать себя к составлению отчета, нужно помнить: чем хуже этот документ, тем меньше шансов получить грант и крупное пожертвование», – добавляет она.
На что потратили деньги и какую пользу принесли обществу
У отчета две основных части – финансовая и содержательная. Первая отвечает на вопрос, на что вы израсходовали привлеченные деньги, а вторая дает представление, какую пользу вы принесли обществу.
В содержательной части нужно рассказать о программах фонда и о том, как они работают. Самый простой пример – НКО в помощь бездомным. Их работу легко описать с помощью количественных показателей. Например, в отчете БФ «Ночлежка» за ноябрь 2022 года написано: «Мы раздали 1141 порцию горячего ужина 246 людям. Волонтеры-медики 8 раз выезжали в рейс и дали 168 консультаций 82 людям».
Рассказать о стационарном учреждении или об НКО с определенным кругом подопечных иногда бывает сложнее: там мало что меняется. Например, раздел отчета Православной службы помощи «Милосердие» за 2020 год о работе Свято-Спиридоньевской богадельни выстроен так: сначала говорится, сколько человек там проживало в отчетный период, сколько сестер милосердия за ними ухаживали, в чем заключался этот уход. Дальше – рассказ о судьбе одной из подопечных и об улучшениях, которые произошли в ее состоянии благодаря профессионализму сотрудников богадельни.
«Минимум для отчета – цели и задачи фонда, миссия, команда, четко прописанная деятельность организации, прозрачные финансы с пониманием, из чего состоят поступления, из чего состоят затраты», – говорит генеральный директор БФ «Живи сейчас» Наталья Луговая.
Завершите отчет призывом помогать вашей НКО, указав все способы, которые можно для этого использовать.
Сформулируйте статьи расходов так, чтобы понял любой, а не только бухгалтер
Хорошо, когда в финансовой части указаны не только объемы поступлений, но и их источники. Например, в отчете БФ «Дети наши» за 2021 год есть такие сведения: «Распределение поступлений по типам доноров: 45% – юрлица, 22% – гранты; 14% – массовые частные доноры; 11% – крупные частные доноры; 5% – краудфандинг».
Статьи расходов должны быть сформулированы так, чтобы любой человек, а не только профессиональный бухгалтер, понял, на что НКО тратила деньги.
Возьмите у бухгалтера бюджет организации, разлинованный по статьям расходов, и превратите его в понятную всем таблицу. После этого имеет смысл показать финансовый отчет человеку, который не знаком с работой вашей НКО, и спросить: «Здесь все понятно?» Если нет, значит нужно доработать документ.
Сделать информацию нагляднее можно с помощью диаграмм, как, например, в отчете БФ «Волонтеры в помощь детям-сиротам».
1. Цифры в финансовом отчете могут не сходиться. Поэтому после составления таблицы необходимо ее еще раз проверить. Иногда в отчетах встречаются нелепости, попадающие туда из бухгалтерских документов: например, сотрудник может вписать цифры не в ту строку. Бывает, что расходы организации существенно превышают ее доходы. В подобных случаях необходимо сообщать об остатках на счету, сохранившихся с прошлого года, советует Юлия Данилова.
2. Проблема соотношения программных и административных расходов. В публичном поле негативно воспринимают НКО, которые слишком много тратят на себя. По закону затраты благотворительной организации на содержание административно-управленческого персонала не должны превышать 20% от общей суммы ее расходов. Но «административка» – это не только зарплаты, но и содержание офиса, оплата услуг связи и т.п. С другой стороны, финансирование программной деятельности тоже может предполагать оплату труда специалистов например, врачей и соцработников.
В БФ «Семьи СМА» решили эту проблему просто: в отчете за 2021 год вписали строку «фонд оплаты труда административного персонала» в раздел «административные расходы», а строку «заработная плата персонала, занятого в реализации программы», внесли в раздел «программа».
Как подготовить содержательную часть
Главная трудность при подготовке первых отчетов – сбор материалов для содержательной части. Чтобы не вспоминать в январе, чем занималась организация в прошлом году, все данные о проектах, все качественные и количественные показатели, а также интересные кейсы собирайте системно, в течение всего года.
«Сбор данных стал привычной рутиной для всех сотрудников фонда, неотъемлемой частью работы. Что-то ведем в CRM, в первую очередь фандрайзинговые показатели. Что-то – в специальных отчетных формах в Excel и «ПланФикс»», – говорит директор по развитию БФ «Дети наши» Наталья Петрова.
В БФ «Живи сейчас» все материалы для будущих отчетов копят в «ПланФикс». «Это общая система, в которой у нас ведется и проектная работа, и работа с пациентами. В ней мы создали, в частности, блок «Годовой отчет 2022», и весь год собирали туда все, что у нас происходило. Как только начался 2023 год, мы создали похожий блок «Годовой отчет 2023», и с января его наполняем. Например, Служба БАС каждый месяц подсчитывает и заносит туда сведения о медицинских консультациях, а пиарщики выгружают туда ссылки на публикации о нас», – объяснила Наталья Луговая.
Небольшие организации могут использовать другие способы сбора материалов. Так, в Православной патронажной службе г. Кемерово в течение года ведут журналы консультаций и звонков с просьбами о помощи, записывают, как распределяются обязанности сестер милосердия. «Каждый месяц анализируем, сколько к нам обратилось человек, с какими просьбами. Сколько консультаций мы провели, по каким вопросам, сколько патронажных медсестер работали, сколько было пациентов», – рассказали «Милосердию.ru» в этой организации.
Как сделать содержательную часть интересной
Две вещи обязательно привлекут внимание к документу – эмоциональная составляющая и хорошее визуальное оформление. За эмоции «отвечают» истории подопечных, рассказы волонтеров, яркие цитаты, слова благодарности.
Служба БАС часто включает подобные фрагменты в свои ежемесячные отчеты. «Нам важно рассказывать о пациентах с БАС, которым удается жить полноценной жизнью, или о тех, кто сталкивается со сложностями, со стигмами в обществе. Мы дополняем цифры такими историями, чтобы люди увидели за цифрами человека, которому они помогли», – пояснила Наталья Луговая.
Можно сообщать в отчете о важных событиях в жизни организации: у нас сменился руководитель, нам удалось открыть новое подразделение, нам пришлось закрыть один проект, потому что уменьшилось финансирование (или потому что проблема была решена).
Иллюстрации для отчета нужно собирать заранее, как и все остальные материалы. Это должны быть фотографии реальных людей: подопечных, волонтеров, сотрудников НКО. Чтобы наполнить «копилку», можно время от времени просить кого-то из волонтеров провести съемку. Сотрудники фонда могут и сами снимать на телефон все, что считают важным. Наконец, можно позаимствовать фото у журналиста, который делал репортаж о вашей НКО, заручившись разрешением на их использование.
Основатель Клуба фандрайзеров Анастасия Ложкина предлагает дополнить отчет интерактивным элементом (опрос или викторина), инфографикой с «временной шкалой», показав историю организации, или картой, отразив масштабы ее работы.
При этом объем отчета должен быть «соразмерен НКО», подчеркивают организаторы конкурса годовых отчетов «Точка отсчета» (его проводит «Форум доноров»). Они рекомендуют избегать лишних деталей.
Маленькая нерелигиозная организация может воспользоваться «Конструктором отчетов», разработанным БФ «Нужна помощь» (среди своих ценностей фонд называет право на аборт, поддержку ЛГБТ-людей и т. п.).
Для этого надо зарегистрироваться на сайте фонда и внести в форму сведения об организации. Элементы дизайна и графики образуются автоматически, и в итоге можно будет скачать готовый отчет. В отличие от других сервисов фонда конструктор доступен без верификации.
Начните с ежегодных отчетов и, освоившись, переходите к ежемесячным
К составлению отчета за минувший год нужно приступать в январе, а отчет за прошлый месяц публиковать не позднее 10 числа следующего периода.
Важно, чтобы каждый отчет чем-то отличался от предыдущего, все-таки это пиар-инструмент, а не бюрократическая формальность.
Необязательно тратить на подготовку отчетов много времени. Например, ежемесячные отчеты БФ «Живи сейчас» выполнены в виде инфографики: один месяц – один слайд. «Мы утверждаем шаблон такого отчета на весь год. Когда заканчивается месяц, наш сотрудник заходит в файл, где копились данные, и ему остается только вставить цифры в шаблон», – объяснила Наталья Луговая. По ее словам, такие отчеты удобно размещать в соцсетях.
Кто готовит отчет в организации
Если организация маленькая, то отчет составляет руководитель. Он может запросить у бухгалтера информацию или даже поручить ему выполнить большую часть работы. «Но все претензии потом будут предъявляться руководителю. Вариант «в бухгалтерии что-то напутали» не прокатит», – говорит Юлия Данилова. Если в организации есть пиар-отдел или пресс-секретарь, то составление отчета – его задача, считает она.
В БФ «Дети наши» к оформлению годового отчета привлекают профессионального дизайнера. Так же поступают в фонде «Живи сейчас».
«Составление отчета – трудоемкое дело. Частая ошибка НКО – попытки сделать все самим. Посадить прекрасного фандрайзера собирать годовой отчет – это нерационально. Поэтому мы рекомендуем искать pro bono дизайнеров», – говорит Наталья Луговая.
Эксперт по организационному развитию Анна Морозова запустила онлайн-сервис LemonPie. Он поможет вашей НКО аккумулировать данные, следить за состоянием нескольких счетов, автоматизировать платежи, прогнозировать бюджет, а также генерировать разноплановые финансовые отчеты. Пока доступен только базовый вариант программы, продвинутая версия появится в июне.
Как выбрать форму отчета
Если НКО никогда раньше не составляла публичный отчет, проще всего начать с таблицы на сайте, где будет прописано, на что расходовались деньги в течение года.
Такой вариант выбрала для себя, например, Православная патронажная служба г. Кемерово. Она не готовит специальный отчет для общественности, а просто публикует на сайте документы для Управления социальной защиты населения Кемерово. «Мы входим в реестр поставщиков социальных услуг, там единый подход к сдаче ежегодного отчета», – пояснили в организации.
Свои годовые отчеты БФ «Дети наши» представляет в виде инфографики, большого количества слайдов. Такой вариант, считают в фонде, позволяет акцентировать внимание именно на качественных показателях. Например, на слайде, посвященном помощи кризисным семьям, указано, что сотрудникам организации удалось добиться улучшения родительских навыков в 37,5% семей, а в 35,5% семей улучшились детско-родительские отношения. Соответственно, снизились риски социального сиротства.
Отчет Православной службы помощи «Милосердие» за 2020 год – это брошюра (она есть и в формате pdf), в которой информационно насыщенный фоторяд сочетается со статистикой и эмоциональными текстами. Другой вариант этой организации для своих отчетов – мини-сайт.
Брошюры и буклеты хорошо выполняют презентационную функцию, их удобно дарить крупным донорам – как организациям, так и частным лицам. Однако перед тем, как браться за подготовку подобного продукта, нужно четко определиться с количеством экземпляров, чтобы не переплатить. Для разработки мини-сайта потребуется программист.
Помимо потенциальных жертвователей и представителей госструктур отчеты могут читать критически настроенные по отношению к НКО общественники или журналисты, решившие «копнуть поглубже», добавила Юлия Данилова.
«Читателей у отчетов бывает немного, но это важная для НКО аудитория», – резюмирует она.
Иллюстрации Варвары Гранковой
