Нетворкинг, сбор трендов, консультация за обедом и свежие кадры. Как НКО взять максимум от деловых конференций

От конференции можно получить новые деловые контакты, развитие и укрепление бренда организации, сбор трендов и активное наблюдение. Идеально, если сочетаются все эти «полезности», говорит Анна Смирнова, руководитель программы «Кухня НКО».

Корпоративные фандрайзеры, например, регулярно бывают на конференциях для бизнеса, чтобы познакомиться с потенциальными партнерами. Укрепить репутацию организации может яркое выступление спикера и презентация своего опыта, привлекающий внимание стенд НКО. Сбор трендов включает в том числе наблюдение за тем, кто сейчас активен на рынке – предлагает свои услуги, экспертизу, транслирует опыт.  

Почувствовать себя в секторе

В конференции часто важна не фактологическая информация и не обучение как таковое. Цель – перемена в вашем понимании контекста и спектра мнений, которые существуют в некоммерческой среде, актуализация представления о том или ином явлении.

«В «Белых ночах фандрайзинга» каждые два года мы собираемся для того, чтобы понять, как выглядит сегодня фандрайзинг-рынок в России, как развивается сообщество фандрайзеров, как продвигается и изменяется профессия фандрайзера. То есть это точка сборки, изменения представлений о том, что происходит сейчас», – добавляет Анна Орлова, эксперт по обучению взрослых и программный директор конференции «Белые ночи фандрайзинга».

У вашей поездки на конференцию могут быть и узко специальные цели: выбор провайдера, поиск эксперта или даже выбор будущих сотрудников.  

А еще на конференции ездят, чтобы почувствовать себя в секторе. «Например, я возила свою коллегу, чтобы мотивировать ее перейти на полную занятость работать в наш фонд, – говорит Екатерина Белоусова, эксперт по фандрайзингу в Перми, автор телеграм-канала «Фандрайзер в регионе» и член сообщества «Школа региональных экспертов». – И это сработало. Она увидела, что в некоммерческом секторе можно строить карьеру, что есть люди, которые на полной занятости работают фандрайзерами. Я радовалась такому результату, у меня был интерес талантливого человека удержать, мотивировать и дальше увлечь профессией».

Личное профессиональное развитие

В небольших организациях сотрудники часто сами себя отправляют на конференции. Иногда понимая, например, что долго чему-то не учились и где-то не были, что нужно сходить посмотреть, какие вообще есть тренды, что у коллег изменилось, может быть, я что-то упускаю – в качестве расширения своего кругозора.

Например, в «Детских деревнях SOS» цели зависят от опыта сотрудников. Новичков отправляют на конференции, чтобы дать окунуться в сектор, понять, чем он живет, почувствовать атмосферу. Более опытным сотрудникам ставятся цели профессионального развития: например, получение опыта выступлений, развитие нужных контактов и связей, сбор информации. 

Руководители тоже ставят себе цели: отслеживать настроения и тенденции; нарабатывать новые полезные контакты, искать партнеров и благотворителей; иногда – присматривать новых сотрудников. И конечно, выполнять представительские функции, работать лицом организации. 

Как выбрать конференции, полезные вашей НКО

Во-первых, важно мониторить поле в принципе, чтобы понимать, какие события вообще есть. Посмотреть, кто спикеры и какие заявлены темы –  для многих НКО это главный критерий отбора. И лишь на втором месте программа. Хотя команда «Белых ночей фандрайзинга», например, рекомендует, наоборот, не всегда идти за спикерами.

«Мы стараемся проявить новых талантливых и дельных экспертов, у кого есть свежий, крутой опыт. Например, сами ищем ярких людей и кейсы через сарафанное радио, делаем открытый прием заявок для экспертов. Потом с каждым, кто прошел отбор, обсуждаем и фокусируем тему выступления, помогаем подготовиться. То есть в случае с БНФ часто полезнее идти за темой и заявленным содержанием, даже если имя эксперта пока не сильно на слуху», – отмечает Анна Орлова, программный директор конференции.

Узнайте, кто организаторы и какой у них опыт и репутация. Елена Важенкова, директор по фандрайзингу и коммуникациям благотворительной организации «Детские деревни SOS»: «Есть ряд ежегодных конференций, которые мы уже ждем. Накануне их всегда в секторе начинаются обсуждения в духе «А ты будешь?». Это места встречи, сонастройки с коллегами и партнерами. И показатель твоей вовлеченности в жизнь сектора. Мы знаем организаторов годами и доверяем. Уточняем даты конференций на год-два вперед, заранее планируем и бюджетируем участие».  Анна Орлова также рекомендует выбирать в первую очередь события, которые проводят лидеры сектора в целом и в вашем тематическом направлении.

Анализируйте, что говорят в секторе, «сарафан». Как правило, перед конференциями есть обсуждения в чатах НКО вашего города или в профессиональных тематических чатах с коллегами.

Спросите себя, о чем будет говорить коллегам по сектору ваше участие или неучастие? Например, это крупная профессиональная площадка и вас ожидают в роли экспертов. Или наоборот, это событие с противоречивой репутацией – а вы там одни из ключевых спикеров. Можно для проверки посмотреть на коммуникации организаторов. Как указана цель конференции, для кого она, про что.

Не забудьте про условия участия, в том числе нужно ли будет оплатить самим (дорогу и проживание, регистрационный взнос). Есть ли у вашей организации в принципе такая возможность?

Неудачные конференции

В практике Елены Важенковой и ее команды была некорректная модерация – после нее сотрудники сказали, что вряд ли захотят в следующий раз прийти на событие с этим ведущим. На другой платной конференции были заявлены крутые спикеры и решили участвовать ради нетворкинга. Но организаторы сразу после выступлений уводили спикеров со сцены, и возможности задать вопросы, познакомиться и поговорить не было. В итоге организация поняла, что больше на это событие не пойдет. А вот моменты логистики – например, не очень удачная локация или сложная транспортная доступность – коллеги Елены не рассматривают как однозначное «нет» на будущее.

Анна Орлова рекомендует не хвататься за любое мероприятие, которое ярко звучит, а все-таки сверяться с целями и задачами обучения или развития, которые есть в самой организации. Успеть и быть на всех мероприятиях невозможно, что-то вполне можно пропустить. Тем более что сейчас много публикаций по итогам, есть материалы, с которыми можно познакомиться или прийти на конкретную сессию онлайн и не участвовать во всем мероприятии. Соответственно, стоит отталкиваться в выборе не только от мероприятия, но и от ваших приоритетов, целей и задач.

Чек-лист: как подготовиться к участию

Вначале руководителю нужно определить, для чего сотрудник НКО будет участвовать в конференции. И договориться с сотрудником, чтобы эти цели все понимали одинаково. Иногда в зависимости от цели решение об участии сразу не принять, нужна дополнительная информация. Например, можно ли стать спикером, есть ли возможности получить компенсацию дороги и так далее.

Лайфхак: попасть на конференцию спикером помогает заранее заготовленная информация о вашем эксперте. Адресовать вопрос организаторам стоит сразу в формате: «Можно ли предложить спикера от нас – во вложении информация о ней/ о нем – вот какие темы спикера, по нашему мнению, могли бы быть интересны участникам конференции». 

Следующий шаг – прочитайте программу: заранее спланируйте, на какие сессии пойти. Если от организации едет несколько человек, нужно договориться, что все идут на разные сессии. Кстати, полезно помнить про цели участия: иногда именно они определяют приоритеты.
Посмотрите список экспертов и партнеров: с кем из них нужно лично познакомиться? Важно ли запомниться и обменяться контактами? 

Екатерина Белоусова: «Один из стимулов поехать на конференцию для меня – там можно взять и человека о чем-нибудь расспросить, получить такую мини-консультацию, пообедать, посидеть, в общем, обменяться опытом».

Позаботиться о себе

Продуктивность на 100% не всегда реалистична, считает Анна Орлова. Как программный директор одной из самых крупных конференций в секторе она рекомендует планировать баланс. Какие сессии вы разрешаете себе пропустить? На каких будете «для души» – чтобы получить вдохновение, радость, просто отдохнуть? Что может давать вам энергию для продуктивного участия? Есть ли у вас традиционные периоды активности и спада энергии (например, вы любите поспать подольше – тогда программу для жаворонков можно пропустить или быть в щадящем режиме). 

Заранее предупредите коллег по НКО, что вы будете погружены в конференцию и не сможете параллельно выполнять текущие рабочие задачи. И соответственно, делегируйте часть этих задач смежникам, рассказав, к кому можно обращаться в ваше отсутствие. Часто у этого есть еще один плюс: вы рассказываете коллегам о том, что едете на такую-то конференцию. И может, они напомнят вам дополнительные задачи и что-то, что вы можете сделать для большей пользы участия. 

Лайфхак: настройтесь на полное участие, многозадачность не всегда на пользу. Совмещая одновременно и рабочие задачи, и вполуха присутствие на конференции, вы рискуете быстрее устать, перегрузить себя. Иногда, чтобы поймать новые инсайты или придумать идею, стоит дать себе шанс замедлиться, погрузиться в особый ритм конференции и момента.  

Договоритесь с коллегами, куда вы будете складывать материалы с конференции и в какой момент. Часто это отдельный чат, куда можно присылать заметки, фото слайдов и презентации спикеров. 

Нужно ли назначить какие-то встречи заранее? Например, если на конференции будет кто-то из партнеров, коллег или доноров – можно договориться пообедать вместе, обменяться документами, назначить встречу.

Проверьте логистику: что билеты куплены, взяли все необходимое, знаете маршрут и где живете и прочее.

Если вы спикер или партнер, важно заранее проверить: что ждут от вас организаторы (нужна ли заранее презентация в определенном шаблоне, есть ли отдельные элементы программы для спикеров и т.п.). 

Используйте перерывы как шанс для нетворкинга

На конференции периодически сверяйтесь с планом: иногда в потоке всего бывает соблазн пойти на другую сессию, долго «зависнуть» с приятными вам и хорошо знакомыми коллегами – и пропустить момент для разговора с новыми людьми.

Кроме сессий помните про перерывы и обеды – там часто происходит интересное и полезное. Екатерина Белоусова: «Обычно на обеде проходит такой легкий интервизионный формат, потому что ты сидишь с коллегами, обсуждаешь профессиональные темы, узнаешь новое. Это еще и очень терапевтично: понимаешь, что чаще всего все борются с одними и теми же бедами и чаще всего картина у всех плюс-минус одна и та же. Это немного успокаивает и поддерживает».

Фиксируйте выводы, идеи и полезные тезисы. Большинство коллег говорит, что продуктивнее это делать сразу во время конференции, чем потом просматривать заново презентации или видео. 

После возвращения: что сделать, чтобы от конференции осталась польза

Скачайте все материалы и сложите туда, где к ним будет доступ у команды. Полезно дать команде навигатор (можно даже в формате голосовых сообщений): краткий обзор архива и тезисно выводы с указанием, в какой презентации спикеров можно про это почитать подробнее. 

Если есть полезные контакты, то их стоит внести в базу данных организации, сопроводив комментариями. Например, если это контакты потенциальных доноров, провайдеров и прочее.

Скорее всего, делая заметки во время конференции, вы уже набросали небольшой план шагов: появились идеи, что можно внедрить. Список, с кем связаться. Пункты, в которых разобраться детальнее. Запланируйте встречу с руководителем, чтобы обсудить, что из этого и в каком порядке можно было бы взять в работу.

Уточните у коллег, нужно ли выпустить отдельный пост в соцсетях организации. Например, рассказать про то, что ваш сотрудник выступил на событии, поделиться выводами или планами.

Коллажи Татьяны СОКОЛОВОЙ