Что учесть перед началом работы
Стоит ли делить задачу между несколькими волонтерами/командами
Освобождайте от лишней, рутинной работы
Мотивация pro bono специалистов и как ее поддерживать
Где искать
Волонтеры-специалисты могут работать с НКО на постоянной основе, подключаться однократно для выполнения задачи или сотрудничать с организацией время от времени.
Есть нескольких каналов для их поиска, актуальные для разных форматов сотрудничества:
– Платформы интеллектуального волонтерства (например, Pro Charity, Todogood). Обычно здесь ищут специалистов под конкретную задачу. Но если НКО и волонтер срабатываются, их сотрудничество может стать постоянным.
– Сервисы по поиску работы и сотрудников (например, HeadHunter). Здесь можно искать и pro bono специалиста, прописав условия работы и указав, что она не будет оплачиваться. Этот вариант подойдет и для однократного, и для длительного сотрудничества.
– Соцсети и обращение к друзьям. Многие НКО прибегают именно к такому варианту, рассчитывая найти уже проверенного специалиста. Таким образом можно найти волонтера для постоянного сотрудничества и под задачу.
У фонда «Свет в руках» сейчас больше 300 pro bono специалистов. В основном их привлекают через форму на сайте. Если требуется доброволец, которого в волонтерском корпусе нет, фонд находит его на платформах интеллектуальных волонтеров, через ресурсный центр «Мосволонтер», объявления на сайте и в соцсетях фонда, а также публикуя вакансии на HeadHunter.
– Мы изначально появились как волонтерский проект помощи украинским беженцам, а через несколько месяцев стали фондом, и у нас не было бюджета, – говорит руководитель службы помощи семьям фонда помощи беженцам «Дом с маяком» Диана Зевина. – Наши подопечные сильно травмированы, и мы понимали, что им нужна психологическая помощь, – стали искать волонтеров-психологов.
У учредителя фонда Лиды Мониава много подписчиков в соцсетях, поэтому главным каналом стал ее блог. Вскоре у фонда появились свои соцсети и канал в телеграме, и мы стали привлекать волонтеров через них. В итоге за все время работы мы нашли 70 психологов, которые за полтора года проконсультировали более 700 человек.
Что учесть перед началом работы
Важно понимать, годится ли формат сотрудничества, который вы предлагаете, для волонтерской помощи. Если задача большая, сложная, многосоставная и требует постоянных доработок, вряд ли она подойдет pro bono специалисту. Скорее всего, у него просто не будет возможности постоянно быть на связи и включаться в работу на протяжении долгого времени. Помните, человек совмещает сотрудничество с вами со своей работой и приоритетна для него она.
Если же задача понятная и уже знакомая волонтеру, не требует ничего особенно новаторского, то он без лишних усилий сможет справиться с ней и совместить эту работу со своей основной занятостью.
– Наш неудачный опыт был связан с привлечением pro bono специалистов для разработки CRM, – говорит Юлия Данилова, главный редактор «Милосердия.ru». – Эта задача требовала кропотливости и подразумевала работу как минимум на полгода. Команда волонтеров уверенно взялась, горела задачей, но в итоге им оказалось сложно работать в таком режиме. Мы остались недовольны результатом, а переделывать все у волонтеров не было возможности.
Пришли к выводу, что в таких случаях волонтеров можно привлекать как менторов (специалистов, дающих рекомендации и обратную связь), но ни в коем случае не как исполнителей.
Совсем другой опыт был у РОО «Милосердие» с юристами: команда организации привлекла волонтеров на узкую задачу в теме, на которой они специализируются. Юристы могли действовать по стандартной и уже отработанной схеме: составить исковое заявление, принять участие в судебных заседаниях и защитить на них интересы истца. В итоге благодаря высокой квалификации специалистов pro bono РОО «Милосердие» защитило свой товарный знак и выиграло дело в суде.
Стоит ли делить задачу между несколькими волонтерами/командами
За одну задачу должен браться один человек либо одна работающая вместе команда. Пытаться выйти из положения, поделив сложное задание между несколькими никак не связанными друг с другом волонтерами, – вряд ли хорошая идея.
Каждому из них понадобится немало времени, чтобы вникнуть в уже сделанное, и к тому же, скорее всего, волонтеры будут хотеть поменять уже имеющийся результат исходя из своего видения. А если речь идет о творческом проекте, то вы рискуете получить не единообразные материалы: например, благодарственные письма, открытки и баннер для одного события три дизайнера сделают в разных стилях.
Ротация специалистов
Она неизбежна и в случае со штатными сотрудниками, но с волонтерами риски еще значительнее, а процент быстро «отпадающих» может быть выше.
На то есть несколько причин: 1) не все добровольцы трезво оценивают свои ресурсы и иногда уже в процессе работы осознают, что у них не хватает времени или сил, 2) не все волонтеры работали в социальной сфере и понимают, как она устроена, – кто-то оказывается не готов к трудностям, 3) бесплатная помощь часто не ценится – это влияет на мотивацию волонтеров, которые находятся непосредственно в контакте с подопечными НКО (например, консультирующие их психологи).
Как выбирать
Важно понять, подходят ли друг другу ваша организация и волонтер: какие у вас и у него ценности, мотивация к работе?
Проведите очное собеседование или просто созвонитесь, обсудите подробно условия сотрудничества и удостоверьтесь, что потенциальный pro bono специалист готов к работе в нужном вам формате.
Расскажите подробнее о своей НКО и ее особенностях. Проясните, какие у обеих сторон цели и ожидания от сотрудничества. Например, иногда волонтеры предполагают, что НКО будут их активно пиарить через свои каналы, и поэтому соглашаются на кооперацию, но не все организации обладают необходимыми ресурсами и в принципе готовы предоставить такую возможность.
– Как правило, мы не сотрудничаем с волонтерами, которые приходят в благотворительность только оттачивать свой профессиональный навык, но совсем не заинтересованы в помощи людям, – говорит руководитель подразделения по работе с ключевыми партнерами фонда «Онкологика» Любовь Витушкина.
– Отказываем и тем, кто использует, к примеру, в психологическом консультировании нетрадиционные подходы. Мы уважительно и бережно относимся к своим благополучателям, поэтому все волонтеры проходят внимательный отбор.
На следующем этапе проверьте квалификацию кандидата. Запросите диплом о высшем образовании и другие подтверждающие документы, если у вас есть требования по опыту работы или допобразованию. При необходимости предложите выполнить тестовое задание или решить кейс. Например, так делает команда фонда «Онкологика»: задание дает возможность проявить себя специалисту без достаточного опыта, но со знаниями и потенциалом – если он хорошо справился, то с ним заключают договор о сотрудничестве.
При этом не бойтесь показаться слишком требовательными.
– Если фонд работает с волонтерами, это не значит, что требования к качеству работы должны быть не такими, как для платных подрядчиков, – уверен директор по коммуникациям фонда «Обнаженные сердца» Кемал Тарба. – Каждый раз, когда мы сотрудничаем с pro bono дизайнерами, мы запрашиваем резюме, портфолио, внимательно изучаем работы и отбираем волонтеров на основе их опыта и профессионализма.
Отбор специалистов может продолжиться и на этапе обсуждения задания и его выполнения. Например, такое часто актуально с волонтерами творческих специальностей:
– Бывает сложность в том, что в портфолио представлены очень хорошие работы, а когда максимально прописываем ТЗ, показываем референсы – почему-то получается совсем другое, даже по стилю, – говорит координатор волонтеров фонда «Добросвет» Наталия Шабанова. – Чтобы минимизировать риски, лучше запрашивать больше примеров работ и выбирать волонтеров с релевантным опытом.
Лучшая схема сотрудничества
Работая с волонтерами на постоянной основе, учтите, что коллективу (даже небольшому) необходима структура, организация. Продумайте схему подготовки к работе: где будет проходить коммуникация, как волонтеры будут получать всю необходимую информацию. Выберите канал (допустим, мессенджер) для связи с pro bono специалистами.
Например, в фонде «Онкологика» есть единый чат для всех волонтеров и сотрудников (там обсуждаются общие вопросы, новости фонда), а также отдельные чаты волонтеров-юристов, психологов (в них сотрудники публикуют задачи, а pro bono специалисты откликаются на них).
При этом у волонтера должна быть возможность задать уточняющие вопросы, получить помощь в случае затруднений, отказаться от задачи или при необходимости изменить сроки исполнения. Надо назначить ответственных за это и сразу представить pro bono специалисту. Подумайте, кто может стать ответственным за взаимодействие со всеми волонтерами или каждой из групп добровольцев.
Схема «волонтер-волонтеру»
Можно выделить в команде НКО сотрудника, координирующего работу волонтеров, а можно развивать схему «волонтер-волонтеру». По ней действуют в фонде «Свет в руках»: большая часть работы по организации волонтерского корпуса, собеседованию и приему новых волонтеров, распределению задач, отчетности ведется самими волонтерами.
– Мы постепенно переходили от свободного формата взаимодействия с волонтерами в самом начале, когда добровольцев было немного, к четкой формализованной многоступенчатой схеме сегодня: рассмотрение заявки, собеседование, ознакомительное информирование, заключение волонтерского договора и включение в группу под руководством куратора, – говорит руководитель направления по коммуникациям фонда Елена Кириллова. – Разработать эту схему нам помог постоянный живой диалог с волонтерами, внимание к их ожиданиям и пожеланиям и сбор обратной связи через опросы. Мы проводим их минимум раз в год.
Обговаривайте график работы волонтера и дедлайны изначально. Если волонтер планирует консультировать ваших подопечных на постоянной основе, при необходимости обозначьте минимальное количество часов его консультаций.
Например, в фонде помощи беженцам «Дом с маяком» нет условий, сколько часов в неделю должен работать волонтер, но, берясь консультировать благополучателя, специалисту необходимо понимать, что он должен будет дать 5 или 10 (для взрослых и детей соответственно) консультаций.
В фонде «Онкологика» волонтер сам определяет свою нагрузку и количество подопечных в работе. При этом важные условия работы: 1) обратившийся должен получить от волонтера ответ в течение трех дней, 2) взяв в работу подопечного, специалист pro bono должен довести его до конца.
Освобождайте от лишней, рутинной работы
Специалист pro bono должен решать конкретную задачу, задействуя свои профессиональные навыки, и не заниматься параллельно другими делами, например административными.
Психологи pro bono «Stop ПНИ» приходят к подопечным в интернаты, а администратор движения составляет график посещений и договаривается с администрацией учреждений. «Все должно быть максимально удобно и просто для волонтера. Так специалист видит, что его ценят, и не перетруждается. С администрацией ПНИ всегда общаюсь лично я, и я же решаю проблемные ситуации – никто не оставляет волонтера одного с возникающими трудностями», – говорит основательница и координатор общественного движения «Stop ПНИ» Мария Сиснева.
Если с волонтером непосредственно общаются подопечные, важно прописать инструкции для них: в какое время и как часто можно связываться со специалистом, сколько консультаций ему полагается.
Эти правила позволяют подопечному понимать свои возможности, а волонтеру – удерживать свои границы и работать без выгорания. К примеру, в фонде «Онкологика», прежде чем начать работу с психологом-волонтером, подопечный получает письмо об условиях и правилах работы и дает согласие следовать им.
– Мне нравится, как организована наша работа: есть все необходимое для комфортной коммуникации – координация волонтеров, профессиональная поддержка сотрудников фонда, возможность в любой момент связаться непосредственно с куратором (волонтером, который сопровождает конкретную семью) и обсудить спорную ситуацию, возникшую проблему.
Мне удобно, что я сама регулирую объем работы – могу взять больше или меньше людей для консультаций, у меня нет лишней нагрузки и «обязаловки» – просто фиксирую, с кем и сколько работала, и все.
Контакт с командой фонда
Устраивайте встречи с командой фонда, где волонтеры могут делиться своими эмоциями, разбирать сложные кейсы, с которыми они столкнулись, давать НКО обратную связь. Тогда у волонтера есть ощущение, что вы рядом и при необходимости поддержите, он чувствует причастность к общему делу и свой вклад в него.
Выстраивайте коммуникацию с волонтером уважительно и старайтесь быть для него квалифицированным партнером, с которым удобно работать. Показывайте свою заинтересованность, отвечайте на письма и сообщения быстро и четко, пишите протоколы ваших встреч.
Давая обратную связь, учитывайте, что pro bono отношения более тонкие: старайтесь быть предельно вежливым и аккуратным, чтобы не обидеть специалиста и не демотивировать его (особенно это касается волонтеров творческих специальностей).
Давайте волонтеру возможность проявить инициативу и реализовать себя в интересном для него проекте. Он может высказаться и предложить свою идею на общей встрече или лично координатору, или вы можете сами узнать у специалиста, что ему было бы интересно сделать, и помочь реализовать эту идею.
Например, некоторые волонтеры-психологи фонда «Равновесие» помимо консультирования подопечных выступают с лекциями, организовывают психологические викторины и фестивали, терапевтические фотосессии. А волонтеры «Онкологики» регулярно ведут прямые эфиры на каналах фонда, самостоятельно выбирая для них актуальные темы.
– Два года назад я начал pro bono помогать фонду как юрист-консультант: отвечал на запросы подопечных по юридической тематике.
Нам с командой так понравилось работать друг с другом, что вскоре сотрудничество переросло в партнерские отношения – я стал помогать коллегам в решении юридических вопросов касательно хозяйственной деятельности фонда и администрирования процессов.
Работая с НКО, я узнал, что такое благотворительность, и понял, насколько она мне интересна, близка. В «Свете в руках» я смог найти новые полезные контакты, партнеров и заказы, получил возможность попробовать себя в чем-то новом, реализовать свои желания и проекты.
Выгорание
Не беспокойте их в отпуске, настаивайте, чтобы они брали выходные хотя бы один-два раза в неделю, разрешайте взять внеплановый перерыв, если они устали или загружены своей основной работой.
Проводите профилактические встречи, на которых обсуждаются возникающие проблемы, при необходимости оказывайте волонтеру экспертную помощь.
Например, в фонде «Онкологика» есть практика поддержки внутри комьюнити волонтеров, в том числе возможность обратиться за поддержкой к психологу. Специально для этого в фонде развито целое направление психологической поддержки для волонтеров и сотрудников.
Покажите волонтеру, что он нужен и ценен. Всегда благодарите за выполненную работу и давайте обратную связь о ее качестве, информируйте волонтеров, для чего послужат результаты их труда, какой именно вклад в работу организации они совершили. По возможности придумайте систему поощрения.
Например, фонд «Онкологика» поздравляет волонтеров с круглыми датами сотрудничества, дарит открытки и мерч фонда (футболки, шопперы), а также всегда поздравляет добровольцев с днем рождения. Команда «Света в руках» приглашает pro bono специалистов на корпоративные мероприятия, дарит символические подарки (сувениры, награды).
Думайте о выгоде волонтера. Фонд «Добросвет» публикует работы волонтеров в соцсетях и благодарит в посте, указывает авторство и оставляет контакты специалиста на печатной продукции – так к волонтерам приходят новые платные заказчики. «Онкологика» разрешает специалистам, ведущим эфиры на их канале, оставлять ссылки на свои страницы и таким образом пиарить себя.
Помогайте волонтерам развиваться и расти как профессионалам. Команда фонда «Онкологика» проводит для волонтеров актуальные тренинги, дает возможность участия в профильных мероприятиях: съездах и форумах.
Кроме того, волонтеры могут стать сотрудниками фонда или поменять направление деятельности, пройти подготовку и затем развиваться в интересной для себя сфере. Так, психолог начала заниматься карьерным консультированием, а дизайнер – фандрайзингом.
Руководители движения «Stop ПНИ» проводят установочные занятия с молодыми специалистами: на них рассказывают, как устроены психоневрологические интернаты и какие проблемы у людей в них, разбирают конкретные кейсы. А координаторы фонда помощи беженцам «Дом с маяком» делятся с волонтерами информацией про интересные курсы и вебинары, в которых те могут принять участие.
Мотивация pro bono специалистов и как ее поддерживать
Проводите опросы и интересуйтесь у своих волонтеров: почему они обратились к благотворительности, для чего пришли именно к вам, чего ожидают от работы pro bono. Знания об их мотивации поможет вам поддерживать ее.
– Благодаря фонду у меня есть возможность помогать обычным людям в стрессовой ситуации – у них нет денег на юриста или они не знают, куда обратиться, – делится Олег Нефедов. – Я реализую себя не только как профессионал, но и как человек – это возможность стать лучше, раскрыть в себе важные человеческие качества.
Для клинического психолога Алены Ивановой, волонтерство в «Доме с маяком» – возможность быть в профессиональном сообществе:
– У нас периодически проходят встречи психологов, интервизии, и мы поддерживаем друг друга, делимся опытом. К тому же я расту как профессионал: раньше я не работала с беженцами, и это дает возможность понять, как люди живут в такой ситуации, что с ними происходит, когда они осваиваются на новом месте.
Все мне говорят: как это, наверное, тяжело – работать с беженцами, тем более бесплатно. С одной стороны, да, но с другой – нередко я встречаю клиентов, сила духа которых просто восхищает, такие люди вдохновляют меня. Еще воодушевляет грамотный подход фонда и атмосфера в нем.
• ощущение, что ты занят полезным делом, помогаешь и твои профессиональные навыки важны;
• принадлежность к коллективу, организации, занятой решением важной проблемы;
• интерес к конкретной теме, которой занимается НКО, общие с ней ценности;
• возможность вырасти как профессионалу, получить новый опыт и привлечь к своей работе новую аудиторию / расширить базу клиентов.
Иллюстрации Варвары ГРАНКОВОЙ
