«Мамой клянусь»: как навести порядок во внутреннем документообороте НКО

Пять радионянь на полгода позже чем договорились

Договором и актом оформляется передача Товаров во временное безвозмездное пользование. В подобном договоре о передаче материальных предметов должны быть максимально чётко и ясно прописаны следующие позиции:

– Кто передаёт

– Кому передаёт

– Что передаёт (перечислено подробно, с указанием количества и состояния, если это существенно, а также с указанием стоимости)

– для чего передаёт, какое использование предполагается у переданных предметов. Это использование должно согласовываться с Уставными целями организации

– когда передаёт (дата заключения договора)

– на какой срок

– на каких условиях

– какой отчёт обязаны предоставить получатели материальных предметов

– что происходит если условия договора нарушаются

– какую ответственность несут стороны в случае, если товары ломаются или пропадают

– с какого момента материальные ценности считаются переданными (обычно с момента подписания акта)

К примеру, к вам обратились друзья из местного благотворительного фонда и просят одолжить часть оборудования для проведения в городе праздника «Фестиваль профессий». И чтобы не оказалось, что у вас взяли новую синюю помпу, сколько-то каких-то рукавов, и четыре рации «с длинной антенной», а вернули старую красную помпу, сколько-то каких-то других рукавов и пять радионянь на полгода позже чем договорились, то оформляется договор. Одно юридическое лицо (именуемое по Гражданскому кодексу Ссудодатель) дало другому юридическому лицу (именуемому Ссудополучатель) во временное пользование следующий комплект оборудования (таблица с полным наименованием каждой позиции) на срок в 14 дней, оборудование считается переданным после подписания акта и точно также оно считается переданным обратно после подписания ещё одного акта.

В случае, если условия договора не выполняются, то Пользователь обязан выплатить Собственнику полную стоимость невозвращённого в срок оборудования, указанную в договоре. С таким документом вы, если не получите своё оборудование в срок, можете обращаться в суд и взыскивать его. Без этого вы оказываетесь в ситуации, когда один говорит, что у него взяли, а другой – что никто ничего не брал, и ваши шансы на компенсацию потерь близки к нулю.

Два экземпляра, номер и дата, личная подпись

Договора и акты всегда составляются в двух экземплярах – один для того, кто отдаёт, другой для того, кто принимает. В договоре и актах ставятся печати организаций и подписи ответственных лиц. Их оригиналы стоит хранить как минимум до момента, когда вы будете уверены, что ваше оборудование вам вернули в целостности и в срок. И эти документы вполне применимы в суде, что будет хорошо понимать тот, кто берёт ваши вещи.

Обеим сторонам имеет смысл их хранить, дабы в случае чего одни могли подтвердить, что это именно их вещи, а другие – что они их уже отдали.

У договора и акта должны быть номер и дата – так проще на них ссылаться и так понятно, с какого момента ведётся исчисление времени передачи товара. И этот номер следует записать в общий реестр договоров организации и в этом реестре должна быть логика нумерации, чтобы вы могли легко и быстро найти любой нужный вам документ в случае необходимости.

Следует знать, что для приёма товара или заключения договора необходима личная подпись руководителя организации либо уполномоченного лица. Если руководитель в отпуске, заболел, уехал или загадочно испарился, то он обязан заранее оставить документ, именуемый «Доверенность», в котором описывается – кому и какие юридически значимые функции он доверяет совершать от имени организации и на какой срок. В этом случае во всех документах указывается, кто и по какой доверенности (дата, номер) их подписывает. Образец доверенности есть в сборнике документов.

Вася, Петя, Маша, Таня – виноватого нет и коптера нет

Также может случиться ситуация, когда вам в пределах своей организации необходимо зафиксировать, что ответственность за имущество временно возлагается на кого-то из сотрудников. К примеру, часть вашего отряда участвует в работе местных поисковиков и хотела бы взять на поиск принадлежащий организации коптер и мамой клянётся, если что, возместить его стоимость. Однако на деле, если коптер всё-таки ломается либо теряется, запросто может оказаться, что все показывают друг на друга в качестве виновных, а возмещать ущерб не торопится никто. Вася говорит, что вообще был против брать коптер, Петя говорит, что это Маша рулила, Маша говорит, что это ей Таня приказала, а Таня – что это Петя предложил и так по кругу. И для того, чтобы не попасть в ситуацию, когда виноватого нет, денег нет и коптера тоже нет, необходимо в тот момент, когда люди обратятся с подобным запросом, предложить им подписать документ.

Это может быть приказ руководителя организации, в котором чётко указано, что таким-то людям (указаны паспортные данные) выдана такой-то организацией такая-то материальная ценность, стоимостью столько-то денег, на такой-то срок, и они несут ответственность за её сохранность, и в случае чего – берут на себя обязательства по возмещению организации ущерба. А люди, о которых идёт речь, должны расписаться на документе, что они с приказом ознакомлены и согласны нести ответственность. Подобная бумага при наличии компьютера и принтера делается за пять минут и бережёт в случае чего массу нервов руководителя. А также остужает горячие головы любителей брать поиграться дорогостоящие казённые вещи.

Кстати, если у предметов, о которых идёт речь, есть индивидуальные технические номера, то их также полезно указывать в договоре. Это сделает текст более точным. Тем более что случаи, когда в документах были перечислены лишь формальные признаки передаваемых во временное пользование предметов, и к хозяину вернулись их аналоги в состоянии сильно худшем, также известны. А по договору всё было правильно.

Старайтесь не использовать в тексте подобных договоров словосочетание «материальная ответственность». Просто потому, что «материальная ответственность» – это понятие из трудового права, оно имеет совершенно чёткий юридический смысл и в данном случае может сделать документ противоречивым, а то и вовсе недействительным.

Учет и контроль склада вещей

Когда вещь покидает вас, не будучи кому-то передана, а просто потому, что перестала существовать, сломалась, обветшала или сгорела, то она должна быть опять же документально списана. Необходимо собрать комиссию из трёх человек, которые своими подписями удостоверят, что такая-то вещь действительно вышла из строя, восстановлению не подлежит и отныне считается несуществующей. Документ, который таким образом оформляется, именуется «Акт списания», он также есть среди образцов документов. Если вещь, которая таким образом оформляется, была передана в качестве пожертвования (то есть с условиями использования), то в состав комиссии, подписывающий акт списания, полезно ввести представителя той организации, которая пожертвовала вещь.

К примеру некая фирма подарила вашему отряду по договору пожертвования автомобиль, и этот автомобиль был поставлен на баланс, то есть признан принадлежащим организации. А через неделю на автомобиль на пожаре упало огромное дерево и ремонту он более не подлежит. Так вот для того, чтобы компания-жертвователь не заподозрила вас в нецелевом использовании подаренного транспорта, необходимо добиться, чтобы их представитель лично приехал к месту, где стоят остатки пожертвования, сверил VIN и подписался в том, что это действительно тот автомобиль, который они жертвовали.

Отдельно обращаю внимание, что если вещь у вас украли, и вещь это ценная, то даже если нет никакой надежды на его возвращение, то для списания предмета необходимо обратиться в полицию, дабы ваше заявление и ответ на него стали основанием для списания, чтобы в списке имущества организации не болталось то, что давно уже пропало.

Если оборудования у вас много, и оно хранится на складе, то рекомендуем возложить на самого занудного из ваших сотрудников обязанности по учёту и контролю склада. Это означает, что помещение склада запирается на ключ и никакая вещь не покидает пределов склада без того, чтобы быть записанной в специальный журнал, в котором указывается, точно и подробно – какой предмет, кому, когда и зачем был отдан. А при возврате на склад этот самый уполномоченный на занудство человек подписывается, что вещь принял обратно в целостности и сохранности.

В противном случае на вашем складе вечно будет что-то внезапно исчезать в самый нужный момент.

Также в некоторых случаях вы будете покупать не товары, а некоторые услуги. В этом случае также заключается договор, в котором прописываются все условия предоставления услуг, их стоимость, порядок расчётов и так далее. А после того, как услуги оказаны, стороны подписывают Акт оказанных услуг (либо выполненных работ), в котором подписями удостоверяют, что услуги выполнены вовремя, оплата выплачена в полном объёме и стороны претензий друг ко друг не имеют.

Часть 1: что лучше, договор пожертвования или дарения, и другие тонкости оформления бумаг в НКО.

Рисунки Дмитрия Петрова

Текст написан по заказу российского отделения Greenpeace (признан в РФ иноагентом и нежелательной организацией)