«Хорошо поработал – хорошо отдохни». Как организовать отпуск сотруднику НКО

Когда вы были в отпуске последний раз и был ли это полноценный отдых, после которого эффект длится долго?

Чаще всего с отпуском в НКО две ситуации. Первая – люди не назначают отпуск (не планируют его или просто не берут). Вторая – берут отпуск, но по факту все равно работают и не выключаются из процессов.

Юлия Попова, директор Центра сопровождения деятельности некоммерческих организаций НК «Сфера» – один из таких тревожных руководителей: «Мне тяжело не то чтобы делегировать, а отпустить контроль. Стоит уехать, и не знаешь, к чему вернешься. Это заставляет волноваться».

Такая неполезная установка часто встречается у руководителей НКО. Ощущение, что, во-первых, все на вас держится. Во-вторых, вот так уйдешь отдохнуть, а потом разгребать завалы придется. Или что-то важное пропустишь (конкурс, донора, вебинар).

Отпуск нужен даже волонтерам

Однако важно помнить, что регулярный отдых и отпуск – одна из полезных привычек для профилактики профессионального выгорания. Особенно у руководителей – потому что у них риск выгореть выше (так как выше ответственность при ограниченных ресурсах, а еще – руководители чаще берут на себя дополнительные задачи). Но не только: даже волонтерам нужно обязательно давать и активно предлагать отпуск – время, когда их не привлекают к помощи, когда волонтер не на связи.

Евгений Зубов, руководитель фандрайзингового агентства mercy.agency, управляет достаточно молодой командой (в основном его сотрудникам до 30 лет). Есть среди них те, кого надо гнать в отпуск, и те, кого не надо.

Если человек не берет отпуск – это, по мнению Евгения, важный сигнал для руководителя: возможно, проблемы с распределением нагрузки. Или она низкая, и сотрудникам кажется, что они мало сделали и отдых не заслужили. Или наоборот, высокая, а человек ответственно подходит к работе и думает, ну никак не уйти сейчас. Так как отпуск в компании обязательный и у сотрудников нет возможности не уйти отдыхать, то в зависимости от ситуации руководитель предлагает адекватно помочь сотруднику.

Ответственный за отпуска

Создавайте в команде процедуры, помогающие планировать и отгулять отпуск, а потом плавно вернуться в рабочий режим.

Так, в mercy.agency, например, есть ответственный проектный менеджер, который знает нагрузку всех в проектных командах. У этого человека есть задача вести отдельную табличку, где регистрируются планы по отпуску и уже взятые отпуска. Сотрудник следит, чтобы календарь был в актуальном состоянии, и если уж взят отпуск, то сотрудник его отгуляет, а не возьмет на себя дополнительную задачу или сам забудет об этом.

Шесть практик организации отпуска в НКО

Команда «Кухни НКО» поделилась в телеграм-марафоне «Лама без драмы» своими шестью практиками.

1️. Заранее (с начала года или хотя бы весной) спросите коллег, кто когда планирует отпуск. Даже если даты неточные, попросите отметить предполагаемые. Сделайте общий календарь, чтобы было удобно проверять при планировании работы и событий, что они не выпадают на период отсутствия важных коллег.

2️. Расскажите, как можно и нельзя брать отпуск: по закону две недели необходимо брать подряд, а оставшиеся дни можно разбивать. Хорошо, если есть правило брать хотя бы один долгий отпуск в год.

3️. Отдыхать легче, если есть возможность передать дела коллегам. Удачно, если у каждого в команде есть смежник/смежница, кто чуть лучше знает детали работы и может заменить на время. Договоритесь, что отпуска таких взаимозаменяемых коллег будут в разное время, не совпадут.

4️. Начните создавать в своей организации мини-чек-лист перед уходом в отпуск: подсказку, что сделать, чтобы в ваше отсутствие все шло гладко. Для вдохновения делимся списком.

5️. Перед отпусками (обычно в начале июля) сделайте микропланирование рабочего года. Напомните коллегам сразу наметить основные задачи на после отпуска. То есть заранее подготовьтесь к плавному возвращению.

6️. Первый день после отпуска не ставьте встреч, собраний или важных дел. Оставьте себе время на то, чтобы перенять дела у тех, кто вас заменял. Дайте себе время раскачаться, войти в ритм.

Тревожному руководителю лучше отключить связь

Отпуск – это время, когда не нужно быть в доступе 24/7. И к этому команду важно подготовить.

Юлия Попова стала менять свое отношение к отпуску этой весной. Для начала уехала на неделю и, по ее словам, впервые «отпустила ситуацию». Ничего страшного не произошло. Наоборот, одна из коллег взяла на себя большую часть ответов на вопросы клиентов и сотрудников, а еще ответственность за принятие решений. И это очень порадовало.

По мнению Юлии, помочь тревожному руководителю уходить в отпуск полноценно могут обстоятельства. Например, отсутствие связи – когда даже при желании не сможешь постоянно читать сообщения и почту. Иногда реально нужна сила извне, чтобы что-то поменять. «Помогает доверие и поддержка команды, которая может нормально справляться и поддерживает руководителя, – говорит Юлия Попова. – И чей-то пример, опыт коллег, когда кто-то говорит «спокойно, можно попробовать».

В mercy.agency тоже на связи быть не принято. «Есть локальный мем, что если сотрудник ушел в отпуск и при этом пишет в рабочих чатах, то мы его гоняем тряпками, чтобы не засиживался на работе», – смеется Евгений Зубов. Сам он регулярно отдыхает маленькими порциями. «Так как я не беру длинных отпусков, у меня хорошо получается это отключение. Я сам не лезу в рабочие чаты смотреть, что там происходит. И меня никто туда не зовет. ЧП ни разу в моей практике не было».

Оповестите всех и делегируйте задачи

Анна Муромская, директор Центра коррекционной и семейной психологии, заранее готовится к отпуску.

Во-первых, делает разбор «бумажек» (сюда же относится и оформление приказа на командировку, и загрузка важных документов в общее хранилище). «Важно, чтобы в любой момент моего отсутствия любой другой человек мог спокойно найти любой документ в месте, где он должен быть».

Во-вторых, оповестить тех, для кого важно знать про ваш отпуск – партнеров, коллег, благополучателей – по электронной почте и в соцсетях. По опыту, вам будут реально меньше звонить.

В-третьих, нужно делегировать задачи по основной работе. Иногда важно обсудить со смежниками условия, на которых коллега подхватит ваши дела (если, например, может потребоваться повышенная занятость). Чаще всего можно договориться «по бартеру» и взаимно по очереди подхватить дела друг друга.

«Бывает, я пишу инструкцию и включаю в нее пункт про то, в каких случаях меня точно надо дергать, а в каких – можно решить самим, полагаясь на опыт предыдущих лет, или решение примет заместитель, – говорит Анна. – За 9 лет по этому пункту был только один созвон. И то это было не критично, просто сотрудник стрессанул».

И наконец, важно включить режим «беспечного человека в отпуске», то есть стараться не лезть в электронную почту и в соцсети, чтобы не наблюдать процесс «как они там без меня». Лучше дать возможность взрослым людям ими и оставаться. «Если становится невмоготу без контроля – вставляю в общий рабочий чат мемчик. Отмечаю, что люди его видели, значит, я в обойме, и они меня там не забыли и не вычеркнули из своей жизни (работы)», – делится Анна.

Планируйте «разгрузочные периоды» в году

Психологический центр «Форсайт» выяснил, что почти все НКО работают с хронической перегрузкой. То есть планируют постоянно в 2-3 раза больше работы, чем люди могут выполнить за такое время, какое у них есть. Одна из помогающих привычек в такой ситуации – заранее планировать разгрузочные периоды в году.

Например, у «Кухни НКО» есть практика коллективного отпуска, когда почти вся команда переходит в летний режим, мероприятий и рабочих задач на это время ставится минимум.

В организации Анны Муромской при разработке календарного плана проекта учитывается, что в январе с 1 по 15 работы по проекту точно не будет и что летом с июля по сентябрь часть работников точно будет уходить в отпуск. То есть изначально это можно помнить и распределить задачи так, чтобы была взаимозаменяемость или чтобы мероприятия проекта не были завязаны в эти периоды на конкретном члене команды. Это достижимо, хотя требует сильно заблаговременного планирования.

Если в отпуске работал – значит, это был не отпуск

«У меня в практике была такая плохая ситуация, – рассказал Кирилл Синдеев, фандрайзер Учебно-кинологического центра «Собаки-помощники». – В начале года посыпался сложный проект в одном из городов, ключевые фигуры не смогли участвовать, и почти полгода я занимался спасением этого проекта. Отпуск был запланирован в июле. К этому моменту я почти вытащил проект в нормальный режим, но остался большой кусок работы с бюджетом. И вот две недели отпуска я сидел и пересобирал этот бюджет. Весь отпуск отдохнуть не удалось. Да, проект спасли. Но мало того, что полгода было сильное напряжение. Еще и отпуск на этот алтарь был положен. Сейчас я бы поступил так: признал бы, что это был не отпуск. И взял бы после окончания две недели нормального отдыха».

«Не стоит думать, что всем лишь бы не работать. В реальной жизни люди не хотят все время только отдыхать», – говорит Евгений Зубов. Он в своей компании пошел даже чуть дальше регулярных и обязательных отпусков и предложил сотрудникам дополнительные два выходных в месяц за счет компании. Эти дни сотрудники могут брать по желанию и необходимости, не объясняя причин, но обязательно предупредив коллег за пару дней.

Удивительно, но лишь половина сотрудников берет хотя бы один выходной (здесь подробнее об этом опыте). Похоже, порой нам действительно нужен стимул, чтобы помнить об отдыхе и балансе.

Юлия Попова пришла к выводу, что отпуск должен быть дисциплиной. «Это не выбор руководителя, а обязанность: два раза в год идешь отдыхать, и нужно это не только тебе, но и команде. Это не прихоть, а важный элемент жизни, как заниматься стратегией или здоровьем. Я теперь серьезнее к этому отношусь, хотя пока что тренирую себя маленькими порциями: выделяю четко рабочее время и нерабочее. И приучаю команду к своему отсутствию», – резюмирует Юлия Попова.

Рисунки Варвары ГРАНКОВОЙ