Бюджет проекта сокращают после принятия решения о гранте
«В прошлом году мы выиграли грант Департамента труда и социальной защиты населения города Москвы, но нам сказали, что сумма будет на 50% меньше, чем было указано в проекте, – рассказала Екатерина Милова, директор по развитию БФ борьбы с инсультом «ОРБИ». – А показатели остались прежними. Хорошо, что нам все-таки разрешили немного изменить проект, потому что реализовать его в том виде, в каком он был изначально, с урезанным финансированием стало невозможно».
Почему так происходит?
«Наверное, они хотели, чтобы средств хватило и на другие проекты», – считает Екатерина Милова.
В практике БФ «Гражданский союз», сокращение бюджета проектов обычно связано с закупками оборудования. Такие решения обсуждаются до заключения договора с грантополучателем. «У нас часто просят фотоаппараты. Они бывают и за 60 тысяч рублей, но для целей проекта подходят, как правило, и менее дорогие варианты», – рассказала Ксения Обухова, грант-менеджер фонда.
«В то же время, если грантополучатель сам просит незначительно изменить бюджет в рамках полученной суммы – что-то становится дороже, а что-то дешевле – мы никаких дополнительных документов не требуем», – добавила она.
Как действовать?
«НКО можно обезопасить себя постоянным самоконтролем – чтобы каждый проект имел якорного донора, но еще несколько других источников финансирования, – советует Дмитрий Поликанов, заместитель руководителя Исполкома ОНФ. – И иметь смелость для честного разговора с грантодателем: мы не будем из одной овечьей шкуры шить семь шапочек, нам придется сделать одну небольшую, или просто закрыть проект».
Часть расходов на проект признаются «нецелевыми»
Сюрпризы поджидают грантополучателя и после завершения работы над проектом. «Нам пришлось затратить колоссальные усилия на объяснение, почему в условиях пандемии мы перевели ряд мероприятий в онлайн-режиме, а не организовали их очно, как планировалось. Как будто режим самоизоляции – мелкая неприятность, которую легко «перепрыгнуть». Изменение формата мероприятия без потери его качества – и так дополнительная работа», – рассказала Екатерина Мень, президент Центра проблем аутизма.
«Вы отчитались за 500 тысяч рублей, – приводит другой пример Олег Шарипков, исполнительный директор БФ «Гражданский союз». – И вдруг, вам приходит письмо от грантодателя: «300 тысяч мы не принимаем, это нецелевые расходы». Как? Проект ведь выполнен, все мероприятия проведены».
Почему так происходит?
«Да, в случае государственных денег инициатива не приветствуется. Выделили 100 рублей, экономить и делать что-то сверх за эти деньги не надо, надо делать ровно то, на что дали, и ровно 100 рублей, – отметил Дмитрий Поликанов. – А в случае с частным донором это всегда предмет коммуникации».
«У грантодателя есть право после проверки отчетности не признать часть расходов целевыми, – подчеркнула Оксана Орачева, генеральный директор Благотворительного фонда Владимира Потанина. – Но это происходит крайне редко и означает, что грантодатель не объяснил должным образом, как и на что можно тратить деньги».
Как действовать?
Получатели грантов должны отстаивать свои права и свое честное имя, не соглашаться безоговорочно со всеми требованиями грантодателя, считает Олег Шарипков.
Грантодатель вмешивается в проект на этапе реализации
Самое неприятное, с точки зрения Олега Шарипкова, это когда грантодатель начинает вмешиваться в проект и корректировать его по своему усмотрению: «Чуть ли не диктуют: давайте, вот этого спикера пригласим на конференцию, давайте, в этот город съездим».
Как действовать?
НКО в таком случае проще отказываться от денег и сотрудничества, считает Дмитрий Поликанов. «Вмешательство в оперативную деятельность – порочная практика, – отметил он. – Одно дело рекомендации – всегда полезно получить взгляд со стороны. Другое – корректировка договоренностей и попытки «рулить» проектом».
«Мы никогда не вмешиваемся в проекты, – подчеркнула Оксана Орачева. – Ни на этапе принятия решений, ни тем более на этапе реализации. Мы проводим мониторинг, стараемся быть на связи, предлагаем экспертное сопровождение, но грантополучатель не обязан соглашаться с позицией эксперта».
Грантодатель требует излишнюю отчетность
Раздутая отчетность и вмешательство в проекты объясняется, в том числе, недоверием доноров к некоммерческому сектору. «Презумпция виновности» – так назвала подход некоторых грантодателей к НКО Вероника Марченко, председатель правления БФ «Право матери».
«До сих пор бытует мнение, что НКО существуют для «отмывания денег» и разного рода мошеннических схем, – сказал Дмитрий Поликанов. – Любой скандал (а их было не так много) откладывается в памяти и нивелирует масштабные усилия по выстраиванию репутации сектора».
Как действовать?
Для укрепления доверия необходимо повышать прозрачность самого некоммерческого сектора. «Многие НКО по-прежнему не публикуют даже кратких годовых отчетов, у многих нет сайтов», – отметил Дмитрий Поликанов.
Со своей стороны, грантодатели должны совершенствовать финансовый менеджмент. Если донор заявляет, что часто сталкивается с мошенничеством НКО, значит, он не умеет работать, считает Олег Шарипков. «Мы тысячи грантов дали, и только одна организация за 18 лет оказалась нехорошей, взяла деньги, а проект не выполнила, и нам пришлось подавать на нее в суд», – пояснил он.
Требование предоставить персональные данные сотрудников НКО в чрезмерном объеме
Некоторые грантодатели (например, БФ «Абсолют-Помощь) запрашивают документы, предоставление которых противоречит законодательству о передаче персональных данных третьим лицам, отметила Анастасия Ложкина, ментор по фандрайзингу, соорганизатор «Клуба фандрайзеров».
«Слышал, что где-то требуют телефоны, адреса и даже паспортные данные сотрудников НКО. У нас такого опыта не было», – сказал Олег Шарипков.
Дмитрий Поликанов считает, что для предоставления гранта достаточно описания команды и подтверждения квалификации сотрудников. Что касается излишнего интереса к чужим персональным данным, то этим, по его словам, «любят грешить службы безопасности банков».
«Иногда под пожертвование банк может запросить и штатное расписание, и прочие странные вещи. Есть еще закономерность в том, что чем меньше размер пожертвования, тем больше обычно просят бумаг на входе и в отчетности», – отметил он.
Как действовать?
НКО лучше «мирно дистанцироваться» от таких грантодателей, сказал Олег Шарипков.
Оксана Орачева поделилась опытом Фонда Потанина: «На каждом этапе нужно запрашивать только самые необходимые данные. На этапе заявки мы запрашиваем объем информации, который позволяет идентифицировать заявителя. На этапе заключения грантового договора мы запрашиваем данные, которые необходимы для его заключения».
«Где фотографии 300 значков?»
«Бывает, что грантодатель начинает требовать документы, которые вообще не относятся к сути проекта, – говорит Олег Шарипков. – Мне кажется, в последнее время многие стали этим злоупотреблять.
Например, вы арендуете помещение, чтобы провести форум или семинар – максимум, на один день. А грантодатель начинает запрашивать документ, подтверждающий, что у арендодателя есть право собственности на это помещение. Или вы заключили в 2004 году договор на электроснабжение вашего офиса. И вдруг, в 2020 году грантодатель требует предъявить этот договор, в дополнение к квитанциям об оплате электричества.
Еще пример. Для одного проекта мы закупили 300 значков для участников форума. «А почему нет фотографии всех значков?» – спросил грантодатель».
Почему так происходит?
В случае, когда грантодатель – госучреждение, надо принимать во внимание требования государственной отчетности, говорит Дмитрий Поликанов. «Они не просто сложные, а громоздкие для всех – и для бизнеса, который по госзакупкам работает, и для самих госслужащих, и, понятное дело, для НКО, которые претендуют на получение бюджетных средств. Государственный грантодатель не может их радикально упростить, потому что ему в спину дышат свои контрольные органы», – пояснил эксперт.
«Желание грантодателя запросить как можно больше документов можно объяснить попыткой найти в большом объеме информации достаточное подтверждение успешности грантового проекта, но это иллюзия», – поясняет позицию частного донора Оксана Орачева.
В корпоративных фондах требование подробной отчетности связано с внутренними правилами аудиторских проверок и документооборота, говорит Анастасия Ложкина. «Кому-то достаточно таблицы, где записаны расходы, есть подписи руководителя, бухгалтера и печать. А кому-то не обойтись без платежных документов. Во всех международных компаниях – доскональная отчетность, вплоть до копейки», – подчеркнула она.
В результате отчет по гранту может занять не одну сотню страниц.
Как действовать?
Лекарство от абсурда в отчетности – переговоры с донором, считает Анастасия Ложкина. «Если донор так требователен к отчетности, пусть закладывает в бюджет гранта зарплату для сотрудника НКО, который будет ею заниматься», – считает она.
В Фонде Потанина стараются снижать нагрузку на грантополучателя. «Мы не запрашиваем у юрлиц сразу копии всех документов, которые относятся к финансовому отчету и отражены в реестре, – рассказала, в частности, Оксана Орачева. – Юридические лица обязаны хранить все финансовые документы в силу закона, и мы всегда можем их запросить, если возникает такая необходимость».
Потеря документов, предоставленных в бумажном виде
Работа администраторов в организациях-грантодателях нередко оставляет желать лучшего. Жалобы возможны самые разные: потеря бумажной документации, отсутствие обратной связи, каждый сотрудник по-своему трактует формулировки Положения о конкурсе.
«Куратор не отвечает на вопросы, или отвечает формально. Задаешь вопрос в письменном виде, а в ответ поступает звонок по телефону. Понятно, что устное объяснение нигде не фиксируется, к нему нельзя вернуться, его слышит только один человек, и это неудобно, когда работает команда», – поделилась Екатерина Мень опытом сотрудничества с Комитетом общественных связей и молодежной политики города Москвы (КОС).
Как действовать?
НКО нужно выстраивать надежную внутреннюю систему документооборота, советует Дмитрий Поликанов. «Бумаги теряли и будут терять всегда, даже отправка их с описью и под роспись не спасет от потери, – считает он. – Сохранение копий и сканов позволяет гораздо комфортнее себя чувствовать в любой ситуации».
«Хотелось бы, чтобы все гранты были похожи на президентский», – отметила Екатерина Милова. Одно из преимуществ Фонда президентских грантов – электронный документооборот. Другим донорам тоже не помешало бы потратить некоторые суммы на организацию процесса, добавила она.
Тот же выход предлагают в Фонде Потанина. «Мы стремимся увеличить объем документов, которые подаются через личный кабинет на портале фонда – тогда в случае необходимости бумажные копии легче восстановить», – сказала Оксана Орачева.
Неготовность к диалогу, незнание основ делового этикета
«Некоторые грантодатели нарушают базовый деловой этикет, – сказала Екатерина Мень. – Когда серьезная, прозрачная НКО решает важную социальную проблему, является при этом партнером государства, а сотрудник грантодающей организации разговаривает с ее представителем как с человеком, которому подают на паперти, это неприлично. Ты как будто становишься чьим-то должником».
«Эксперт одного из конкурсов, увидев в бюджете строку «3 юриста х 2 командировки/в месяц каждый = 6 командировок в месяц» написал комментарий: «А зачем все три юриста ездят вместе?». А другой спросил: «Куда и зачем вообще ездят юристы?» И это в заявке, посвященной судебным процессам», – рассказала Вероника Марченко.
Как действовать?
Проблема некомпетентности и грубости сотрудников организации-грантодателя решается с помощью кратких обучающих курсов, считает Дмитрий Поликанов.
Грантодатель воспринимают работу НКО как бесконечные «ивенты»
«С одной стороны, забеги, конкурсы, хороводы и прочие «мастерские», с другой – адресная помощь, – говорит Вероника Марченко. – В эту схему трудно вписаться тем, кто занимается сложной профессиональной работой в социальной сфере», – сказала она.
«НКО не работают в рамках одного проекта, профинансированного грантом. Мы занимаемся людьми и их бедами, тревогами, болью, мы занимаемся социальные процессами, которые постоянно преподносят сюрпризы. Некоторые грантодатели этого не понимают», – считает Екатерина Мень.
Погоня за количественными показателями, которых требуют грантодатели, ведет к появлению фондов-пустышек, отметила Анастасия Ложкина. «Они прекрасно отчитываются, но их работа не имеет социального эффекта. Смысл деятельности НКО теряется, суть проектов и их качество становятся не важны. Важно лишь число людей, которым «помогли» за указанное количество денег, число заполненных таблиц и лайков», – добавила она.
Как действовать?
Некоммерческому сектору «важно через различные каналы доносить до грантодателей информацию об НКО как об экспертах в той или иной сфере, – считает Дмитрий Поликанов. – Практически в каждом сегменте помощи есть организации с серьезным стажем работы, которые действительно разбираются в проблеме лучше, чем государство, и лучше, чем донор. Этот опыт часто добыт в прямом смысле через кровь и страдания людей, в процессе активной помощи им».
Фонд Потанина решил отказаться от определения проекта, как простой совокупности мероприятий. «На стадии заявки первое, про что мы спрашиваем, это цель, задачи и ожидаемые результаты работы. Мероприятия появляются в заявке, но позже, как инструменты, с помощью которых предполагается достичь поставленных целей. В договоре гранта этапы реализации проекта и конкретные данные по мероприятиям не фиксируются в качестве юридически значимых событий», – сказала Оксана Орачева.
Анастасия Ложкина рекомендует стажировки для сотрудников организаций-грантодателей в международных благотворительных фондах. «Я стажировалась в частном фонде, который тоже выдает средства НКО на грантовой основе, – рассказала она. – Это был The Gifford Foundation в штате Нью-Йорк (США). Первый этап конкурса у них – заполнение анкеты, максимально простой. Второй этап – личное собеседование с руководителем НКО. Решение о предоставлении гранта принимается только после общения с человеком.
Каждую пятницу сотрудники фонда ездят к своим грантополучателям и знакомятся с их работой изнутри. А еще, они обязательно становятся волонтерами на благотворительных мероприятиях тех НКО, которые поддерживает The Gifford Foundation».
Мы также обратились в ФПГ, КОС и БФ «Абсолют-Помощь» с просьбой прокомментировать претензии грантополучателей и дать обратную связь, но ответа, к сожалению, не получили.
Иллюстрации Оксаны Романовой
