А можно ли передать в больницу кровати и оказаться виноватыми? А может ли проверка выявить нецелевое использование средств в фонде, который работает честно?
Благотворительность – это огромный вал бумажной работы, и добрые намерения и честность не гарантируют отсутствия претензий и штрафов по результатам проверок. Начинающие НКО могут по незнанию или из-за нехватки ресурсов навредить собственной деятельности и репутации. Как избежать рисков, о которых должны знать руководители каждой НКО?
Предлагаем вам ликбез от профессионалов благотворительности. Рассказывает генеральный директор PHILIN Ирина Иконникова.
Ирина Иконникова, генеральный директор PHILIN. Фото с сайта friendsfoundation.ru
Риски в благотворительности – почему это важно?
Доверие к НКО связано с их открытостью и прозрачностью, и с той информацией, которую доноры (прежде всего – физические лица) узнают о фондах из прессы. Любой инцидент в сфере благотворительности всегда наносит удар не только по репутации фонда-нарушителя, но и по репутации всего сектора.
Сейчас крупные доноры стали более требовательны к фондам, которым они помогают. Им важно получить отчеты, чтобы узнать, действительно ли их деньги тратятся на те цели, на которые они их дают. Доноры стали тщательней выбирать тех, кому помогают.
Люди, которые занимаются бизнесом, как правило, и от НКО хотят системности и прозрачности и, подобно акционерам в бизнесе, имеют право этого требовать. Однако механизмов контроля за деятельностью НКО у доноров нет, и поэтому чаще всего они пользуются той информацией, которую им дают в отчетах.
Прозрачность – что это?
Сегодня часто смешивают два понятия – так называемую этическую и техническую прозрачность.
Многие НКО делают огромное количество важных и хороших дел, помогают большому количеству благополучателей, абсолютно честны с ними и прозрачны, но вся эта деятельность может быть не очень правильно оформлена с точки зрения требований законодательства. И если в ходе проверки Минюста или налоговой будет выявлено, например, нецелевое использование средств, то подобное неправильное оформление пожертвований может привести к репутационным рискам.
Какие законы нужно соблюдать, занимаясь благотворительностью?
Законодательство в сфере НКО устроено непросто – многие риски возникают из-за ошибок в его трактовке или отсутствия опыта. Руководители НКО не всегда знают все требования, которые необходимо соблюсти. Давайте возьмем в качестве примеров трудовое законодательство, налоговое законодательство, юридические вопросы и рассмотрим некоторые из наиболее часто встречающихся ситуаций, в рамках которых возникают нарушения:
Трудовое законодательство
1. Оформление сотрудников
Правильно ли оформлены сотрудники, заключен ли с каждым трудовой договор? Если сотрудники не являются гражданами России, есть дополнительные требования по их оформлению. Если в организации работают военнообязанные сотрудники, то организация, как и любое другое юридическое лицо, должна быть поставлена на учет в военкомате, а все военнообязанные сотрудники должны быть зарегистрированы.
2. Компенсации
Сотрудники НКО должны получать правильно оформленные компенсации, больничные, декреты и т д. Для НКО, как и для любой другой организации, существует риск штрафов. Штрафы варьируются в зависимости от того, в первый раз организация штрафуется или нет, и от степени сознательности руководства организации (степень сознательности при неисполнении каких-то требований определяют проверяющие органы).
3. Персональные данные
Необходимо соблюдать закон о защите персональных данных и иметь утвержденное Положение об обработке персональных данных. В этом смысле НКО ничем не отличается от коммерческих организаций.
4. Условия труда
Как и любое другое юридическое лицо, НКО должна проходить специальную оценку условий труда (СОУТ) и предоставлять своим сотрудникам аттестованные рабочие места.
Налоговый кодекс
Основная проблема заключается в том, что многие НКО считают, что получаемые ими благотворительные пожертвования в принципе не облагаются налогом. Это не совсем так – чтобы они не облагались налогом, необходимо соблюдать определенные требования, которые есть в Налоговом кодексе.
1. Оформление пожертвований
Пожертвования важно правильно оформить. С юридическими лицами нужно заключать договор при сумме пожертвования свыше 3000 рублей. В случае же получения пожертвований от физических лиц оформление договора можно заменить на публичную оферту договора, которая должна быть доступна на сайте организации. При сборе средств через сайт публичная оферта является обязательной. И если цель сбора внезапно изменилась, например, деньги изначально собирались на инвалидную коляску, а потом было решено использовать средства на покупку путевки, самое время вспомнить, что у вас было указано в оферте и возможна ли такая замена.
Пожертвования на уставную деятельность – это те средства, которые НКО может сама потратить в рамках своей обычной или программной деятельности. А вот целевые пожертвования – деньги на какую-то из конкретных программ или конкретные цели. Если у вас нет договора с донором, в котором указано, на что донор дает деньги, и на какой срок, то непонятно, каким образом вы сами будете отслеживать это внутри своей организации.
При учете пожертвований важны также сроки. По закону, если в договоре с донором нет другой формулировки, 80% от полученного благотворительного пожертвования необходимо потратить в течение года. На сегодняшний день требования отчитываться перед донором о том, как потрачены средства НКО, в законодательстве нет, но у донора есть право запросить такой отчет. Крупные корпоративные доноры, как правило, прописывают форму отчета в договоре, и в оферте пожертвования обычно тоже указывается, что доноры–физические лица могут попросить такой отчет.
2. Ящики для пожертвований и продажа сувениров
Сборы пожертвований в ящик, в том числе и те, которые проводятся на мероприятиях, тоже должны правильно оформляться, а для этого необходим целый пакет документов. Чтобы установить где-либо подобный ящик, нужен приказ, в котором должен быть указан конкретный адрес. Ящик не может стоять «на тротуаре у метро»: он должен находиться в помещении, с собственником которого заключен договор.Или у организации должно быть письмо собственника о том, что он не возражает против установки ящика и сбора пожертвований. Ящики нужно правильно вскрывать, для чего нужна комиссия из нескольких человек, причем желательно, чтобы в составе этой комиссии был представитель той организации, на территории которой этот ящик стоит.
Если фонд продает свои значки и сувениры, то это коммерческая деятельность, которую следует отделять от благотворительной деятельности на уровне бухгалтерского учета.
Если вы продаете сувениры, например, майки с принтами, сделанные по эскизам детских рисунков, – это тоже коммерческая деятельность, с которой нужно платить налоги и которую нужно отделять от уставной деятельности на уровне бухгалтерского учета.
Если такого разделения нет, то при проведении проверки вам будет сложно доказать, какие именно средства были пожертвованиями, а какие – доходами от продаж. Возможна ситуация, когда подобные разбирательства могут дойти и до суда.
3. Бюджетирование
Если фонд ведет программную деятельность, то законодательство требует, чтобы у него были бюджеты по каждой из программ, утвержденные соответствующим органом — например, Советом фонда. Отчеты по исполнению этих бюджетов являются обязательным условием, чтобы пожертвования освобождались от налогов. Некоторые доноры жертвуют не на программу в целом, а на ее конкретные статьи – в этом случае возникает необходимость контролировать целевое использование средств этих доноров.
Бюджет утверждается в начале года и дальнейшие расходы учитываются по статьям этого бюджета. В конце года нужно подвести итоги и предоставить отчет об исполнении бюджета. При этом бюджет НКО может и корректироваться – это ведь ваши планы, они могут меняться. Но все изменения должны быть оформлены соответствующим образом.
Проблемы в отношениях с донорами могут всплыть во время налоговой проверки. Например, фонд израсходовал целевые средства на проведение мероприятия, однако в договоре не было четко прописано, что эти деньги должны быть потрачены именно на это мероприятие: это устно обсуждалось с донором и донор был не против. Лучше сразу продумать формулировку и заранее подписать дополнительные соглашения по договору, которые снимут риск. Нужно учитывать, что налоговую проверку может интересовать все, что происходило в фонде в течение трех лет. А через три года уже и донор может не вспомнить подробностей, и сотрудники могут смениться, а в результате расход пожертвования может быть признан нецелевым и возникнет необходимость уплатить с этой суммы налог.
4. Доноры и цели
Внутри бухгалтерского учета НКО необходимо разделить деньги по донорам и по целям, на которые эти деньги даются. Если вы собираете средства на несколько программ одновременно, то пожертвования на разные программы должны быть отделены друг от друга на уровне бухгалтерского учета. Когда вы тратите пожертвования, вы должны расходовать их в соответствии с теми целями, на которые они были собраны. Если у вас есть один сотрудник, который одновременно занимается двумя программами, то это должно быть соответствующим образом прописано в его должностных обязанностях и обязательно учтено при начислении зарплаты.
Отсутствие такого разделения – риск, который мы часто видим в НКО. Это связано, в основном, с техническими возможностями – у многих организаций, особенно небольших, отсутствует для этого программное обеспечение. Это специфическое требование для некоммерческих организаций, в стандартной бухгалтерии такие требования отсутствуют. Помимо всего прочего, это одно из условий, соблюдение которого позволяет не платить с благотворительных пожертвований налог на прибыль. При проверке запрашивают и так называемый 86-й счет в бухгалтерском учете, тот самый, где деньги разделены по донорам и целям. Если его нет, с пожертвований придется заплатить налог.
5. НДФЛ
Следующая категория налоговых рисков – риски, связанные с НДФЛ (налогом на доходы физических лиц). Нужно понимать, что облагается налогом на доходы физических лиц – получателей благотворительной помощи, а что не облагается. Отдельный вопрос возникает с расходами на физических лиц, которые помогают НКО осуществлять их благотворительную деятельность. Здесь много непростых ситуаций.
6. Статус социально-ориентированной НКО (СОНКО)
Статус СОНКО дает право на государственную поддержку и на определенные льготы по уплате налогов и сборов. Но чтобы пользоваться этим статусом, нужно соблюсти законодательные требования. Вопрос о том, является ли конкретная НКО социально-ориентированной, не так прост. Даже регулирующие органы не всегда дают четкий ответ.
Юридические вопросы
1.Договоры с контрагентами
Юридические риски возникают, когда внутри организации неправильно оформлены документы. Например, при составлении договоров с контрагентами нужно тщательно следить, чтобы интересы НКО были правильно прописаны, чтобы была возможность подать заявление в суд и вернуть деньги, если какие-то услуги не были оказаны или товары не были поставлены.
Если говорить о партнерах, то, взаимодействие, например, с государственными учреждениями (не только финансовое) тоже нужно оформлять документально.
2. Корпоративные документы
Риски могут быть связаны и с корпоративными документами. У НКО, как и у любой организации, есть органы корпоративного управления – например, Совет фонда, или Попечительский совет. Структура и полномочия этих органов должны быть корректно описаны в учредительных документах
Риски могут возникнуть, например, при утверждении бюджета. Утверждать его должен орган, имеющий на это полномочия, а протокол заседания должен быть грамотно составлен и подписан. Документ в Excel, никем не утвержденный и не подписанный, не является легитимным, и налоговая при проверке не будет принимать его во внимание.
3. Оформление программ
Часто у НКО не оформлены соответствующим образом программы, в рамках которых они ведут свою благотворительную деятельность.
Программы должны быть оформлены в виде отдельных документов, обязательно утвержденных соответствующим органом (например, Советом фонда). Если донор дал деньги, к примеру, на программу адресной помощи, которая у вас должным образом не оформлена, эти пожертвования тоже могут быть признаны нецелевыми.
Как можно оценить риски НКО?
Проект PHILIN планирует до конца 2016 года запустить на своем сайте «Рискометр», чтобы любая НКО бесплатно за 20 минут смогла оценить свои основные риски, и серьезность последствий, которые сделанные им ошибки могут вызвать.
Какие можно сделать выводы?
Ситуации, которые могут привести к рискам в НКО, возникают каждый день. Наша задача – расставить «красные флажки». Мы объясняем клиенту ситуацию и акцентируем его внимание на моментах, которые нам кажутся опасными, а потом вырабатываем совместное решение. Мы оцениваем вероятность выявления этого риска и то, к каким последствиям, прежде всего финансовым, он может привести. После этого стоит задуматься о способах минимизировать этот риск. Но решение о том, что делать с рисками, принимает руководство НКО, мы можем только информировать и советовать.
Для каждого нового клиента мы делаем анализ текущего состояния дел с точки зрения юридических, кадровых и финансовых вопросов. Мы стараемся не просто вести дела НКО, но и защищать интересы клиента и предупреждать его о том, какие риски могут возникать в его работе и как можно их минимизировать.
Мы видим изнутри деятельность самых разных НКО. Наш опыт позволяет сделать некоторые выводы о текущем состоянии российских НКО в целом, и говорить о свойственных им проблемах и рисках. Разумеется, мы не являемся государственным органом, мнение которого является окончательным, но имеем опыт взаимодействия с госорганами в ходе проверок. Мы периодически спрашиваем налоговые органы о том, как трактовать ту или иную ситуацию с точки зрения налогообложения.
