Команда: 17 сотрудников и 5-6 опытных волонтеров
Праздник проводится во второй половине мая – готовиться к нему команда начинает во второй половине февраля. «Организация мероприятий – не профильная деятельность нашего отдела, – говорит Анна Белавина, руководитель благотворительных программ службы «Милосердие». – Мы занимаемся фандрайзингом, и у каждого сотрудника есть свои обязанности. В феврале каждый получает дополнительный блок работы по организации мероприятия».
В этом году в организации «Белого цветка» участвовали 17 сотрудников. Также к команде организаторов подключаются 5-6 проверенных добровольцев, которые хорошо зарекомендовали себя в прошлые годы. Кто-то из добровольцев занимается организацией концерта на малой сцене, кто-то курирует работу всех добровольцев, которые помогают в период подготовки праздника.
Мозговой штурм: выделить главную идею
«Мы садимся и обсуждаем, что было хорошо, что плохо в прошлом году, – говорит Анна. – Также привлекаем представителей пиар-службы и других отделов. Обмениваемся впечатлениями, кто какие мероприятия посетил за год. Есть три основные момента, их мы стремимся сохранять каждый год: раздачу белых цветов за посильное пожертвование (это выражение главной идеи праздника), ярмарка и концерты. Все остальное корректируем. В этом году, например, мы добавили фотозону и аллею мастеров, а вот от мастер-классов и аукционов во время праздников решили отказаться».
Финансовая идея праздника в этом году была в том, что пожертвования собирали на все 27 проектов и 4 благотворительных программы службы «Милосердия», а не адресно на отдельные проекты.
Вначале запланировали яркую кульминацию и каждый этап готовили в соответствии с этим замыслом. Идея была сделать дождь из белых лепестков в самом конце, чтобы он «пролился» под музыку, с возвышения, возможно, с колокольни. Организаторы все расписали с учетом того, что будет такой финал. Однако за месяц до праздника поняли, что это все-таки невозможно сделать в стенах обители, и отказались от этой идеи.
План праздника: у каждого своя зона в Excel
После большой встречи главный организатор мероприятия, в обязанности которого входит координация работы сотрудников из всех зон, составляет план праздника в многостраничной таблице Excel и дает доступ всем членам команды. В таблице отмечены зоны и ответственные, описано, что и когда нужно сделать.
Каждый из сотрудников и добровольцев, которые отвечают за определенные зоны, вносит информацию в свою часть таблицы. Если задача выполнена, выделяет ее цветом. Если что-то не выполнено, часть таблицы остается не закрашенной, и сразу видно, что не сделано к конкретной дате и с кем именно надо связаться.
В этом году выделили четыре больших зоны: цветочная, концертная, ярмарка и зона питания. Именно эти зоны традиционно приносят больше всего сборов.
Безопасное и атмосферное место проведения
Марфо-Мариинская обитель – домашняя площадка для праздника «Белый цветок» – с нее все начиналось и в этом году праздник также проходил в стенах монастыря. Несколько раз организаторы проводили праздник на территории ВДНХ и на Кузнецком мосту. «В конце концов мы поняли, что в обитель приходит все-таки наша, особенная аудитория, и на городском празднике мы теряем ее внимание», – говорит Анна. – В обители праздник начинается рано утром после литургии. В храм приходит много людей, которые после присоединяются к празднику. На городских площадках такой атмосферы не было».
Организаторы заранее пишут письмо в Управу района, извещают пожарных, полицию и скорую помощь.
Обитель – историческое место, кроме того, удобно расположена в центре города рядом с метро. Кроме того, это закрытая территория, где вход и выход – в одной точке. Безопасность обители по договору обеспечивает ЧОП. Во время праздника выставляется рамка при входе. По всему периметру дежурят добровольцы, которые на постоянной связи с охраной. Обязательно добровольцы следят, чтобы никто из детей не потерялся на выходе, передают информацию охране, если на территорию проникают попрошайки, сообщают о проблемах, с которыми к ним обращаются посетители.
Волонтеры: договор о матответственности и дублеры для страховки
Юридически оформляется договор о материальной ответственности только с двумя видами волонтеров – с теми, кто уносят ящики с пожертвованиями в комнату для вскрытия и пересчета, и с теми, кто осуществляет размен на празднике. Товары на ярмарке не продаются – гостям предлагают сделать пожертвование. Если у гостя крупная купюра, и он хочет получить сдачу, то подходит к специальному волонтеру (на празднике «Белого цветка» это люди в желтых кепках) и тот имеет право разменять купюру на более мелкие. С остальными волонтерами на празднике договор не заключается.
В основном, привлекаются волонтеры из службы «Милосердия». Организаторы делают рассылку по своей базе, и волонтеры также могут сами вписать в таблицу свои данные в той зоне, в которой планируют работать. Каждый куратор зоны обменивается контактами с волонтерами и созванивается заранее. Общий координатор смотрит, чтобы не было «окон», и волонтеров было достаточно в каждой зоне.
Основная сложность в работе с волонтерами – от них невозможно требовать выполнения обязанностей, как с сотрудников. Они перегружены на основном месте работы. Не всегда получается точно запланировать число волонтеров. Кто-то просто не приходит, кому-то надо быстрее уйти. Организаторы стараются привлекать всегда чуть больше волонтеров, чем требуется, но спорные ситуации все равно возникают. Если никто не подводит и приходят все записавшиеся, бывает, что кто-то остается без работы, и это вызывает негативные эмоции.
«В этом году кто-то разослал перед праздником пресс-релиз, что у нас острая нехватка волонтеров для организационных работ накануне праздника и что нужно срочно идти нам помогать, – говорит Анна. – Пришло много людей, которые заранее никак не заявляли о своем участии, и мы не знали, что и кому поручить. Было очень неудобно, так как люди потратили свое время. Однако наверное это пошло на пользу празднику, так как эти волонтеры пришли как обычные посетители на следующий день на праздник».
Партнеры: личные связи и сарафанное радио
«Как мы ни пытались привлекать партнеров по всем правилам, рассылая письма и предлагая партнерские пакеты, сарафанное радио и личные связи помогают лучше всего», – смеется Анна. – Большая часто партнеров – большие и маленькие компании, ИП – остаются вместе с нами долгие годы. Кто-то переводит деньги, кто-то жертвует товары. Цветочные магазины – тоже годами наработанные личные связи. Что касается зоны питания, «Белый цветок» работает только с юридическими лицами или монастырскими пекарнями. Частную выпечку не берут, сотрудничают только с проверенными поставщиками, чтобы никто из гостей не имел потом проблем со здоровьем.
Всем партнерам организаторы предлагают разместить логотип на сайте и в печатных материалах. После праздника на сайте размещаются благодарственные посты. «Масштаб праздника меньше городского, – уточняет Анна, – поэтому с точки зрения пиара или рекламы партнерам не очень интересен. Люди понимают, что участвуют именно в благотворительном проекте. Мы благодарим их за помощь, а они часто в ответ благодарят нас за возможность приобщиться к доброму делу».
Товары для ярмарки: указывайте цену мастера
Волонтер «Белого цветка» Мария Астахова впервые узнала о празднике на беседах с отцом Андроником в Сретенском монастыре четыре года назад. Тогда она не предполагала, что благодаря ее помощи в организации сбора изделий ручной работы на ярмарке будут дополнительно собирать около 500 тыс рублей. За эти годы Мария подняла высокую планку – нужен профессиональный красивый маркет рукотворных изделий.
Товары Мария, которая сама окончила художественную школу, находит через Instagram, связывается с мастерами и предлагает им передать свои лучшие изделия для ярмарки. «Я предлагаю предоставить их лучшие работы для ярмарки, объясняю, что это целиком благотворительный проект, – говорит Мария Астахова. – Люди верят мне на слово, никаких договоров мы не заключаем. Один раз попросили подтвердить, что я волонтер службы «Милосердия». Я предлагаю принести изделия либо в обитель и подписать, что они для меня, чтобы потом я смогла дать обратную связь. Другой вариант – передать лично, например, в метро». Мария рассказывает, что многих вдохновляет ее просьба. Мастера радуются, что их изделия будут отданы за пожертвования и что они помогут доброму делу.
Товары для ярмарки можно условно разделить на шесть больших групп:
Керамика: вазочки, тарелки, подносы, блюда, доски;
Предметы интерьера;
Украшения, в том числе детские;
Текстильные товары – игрушки, полотенца;
Вязаные вещи, в том числе игрушки;
Открытки.
В этом году стоимость варьировалась от 50 рублей до 7000. «Я обычно указываю цену мастера, – говорит Мария, – но если у кого-то не хватает денег и он или она просит отдать за меньшую сумму, отдаю». «Когда возникает вопрос, какую цену назначить, призываем коллективный разум добровольцев, которые разбираются в рукоделии или обращаемся на площадку «Город мастеров», сравниваем цены», – добавляет Анна. За эти годы кураторы зоны ярмарки поняли, что на одном столе вещи должны быть примерно равного качества. Если дорогая вещь соседствует с более дешевой, низкого качества, все впечатление о столе, в целом, смазывается. Посетитель ярмарки просто пробегает мимо.
«Мне очень хотелось бы, чтобы было больше людей, которые развивают зону ярмарки, – говорит Мария. – А еще хотелось бы, чтобы ярмарка «Белого цветка» стала зоной притяжения для людей, которые ценят изделия ручной работы высокого качества».
Мастер-классы: давайте обратную связь
Раньше мастер-классы проводились во время праздника. В этом году этого делать не стали. «Во-первых, наш праздник – не развлекательное мероприятие, а благотворительное, – говорит Анна. – Во-вторых, в продуваемой всеми ветрами обители шатры мастер-классов всегда смотрелись как чужеродные элементы. В-третьих, после мастер-классов, которые устраивались на газонах, трава была полностью вытоптана».
Мария отвечает за мастер-классы по изготовлению изделий на продажу. Мероприятия, в основном, проводятся в стенах Сретенского монастыря в кругу «молодежки» – Молодежного центра Сретенского монастыря. Она договаривается с мастерами (им оплачивают только материалы) о проведении мастер-класса, записывает желающих сделать, например, брошь, текстильную игрушку или задекорировать посуду из полимерной глины. Волонтеры изготавливают изделия, которые потом продаются на ярмарке.
Самое важное, считает Мария, это обратная связь по каждому изделию. Мастерам важно видеть, куда делись их работы, сколько их купили, какие были отзывы. Обязательно нужно выразить благодарность устно или письменно.
Деньгосборные ящики: найдите видное место
Деньгосборные ящики должны быть правильно оформлены и запечатаны. Внутри должна быть вкладка, где написано, что за организация собирает, на что пойдут деньги, где можно посмотреть отчет. «Ящики у нас вскрывает и пересчитывает деньги ревизионная комиссия, которая выбирается на три года Общим собранием членов организации, – говорит Анна. – Согласно правилам кассовой дисциплины, собранные пожертвования на расчетный счет вносим на следующий рабочий день. Сумму, собранную на празднике, публикуем в открытых источниках: на нашем сайте праздника, в соцсетях».
Если мероприятие проводится на сторонней площадке, нужно заключить договор с арендатором или собственником помещения об установке деньгосборных ящиков.
«При установке деньгосборных ящиков надо учитывать проходимость площадки, – рекомендует Анна. – В этом году мы неудачно расположили ящики в фотозоне. Когда приходило сразу много людей, их просто не было видно».
Пиар-поддержка: важен личный пример
Пиар-служба «Милосердия» анонсирует мероприятие в СМИ, соцсетях, делает рассылку по собственной базе (постоянные и разовые жертвователи, посетители наших мероприятий и подписчики сайта), в которой около 30 тысяч адресов. Отправляет рассылку по добровольческим службам Москвы. «Аудитория во многом зависит от того, кто как рассказывает о празднике, – говорит Мария, которая также ведет страницу праздника в Instagram. – Есть такой момент – если твой друг или знакомый напишет о мероприятии на своей странице и порекомендует тебе туда пойти, то ты скорее всего откликнешься. По этой причине я связывалась с блогерами (в том числе православными), у которых более 3-4 тысяч подписчиков. Также совместно с мастерами проводила прямые эфиры в Instagram. Всегда прошу мастеров и участников мастер-классов написать пост в соцсетях. Размещаю посты в многочисленных группах различных молодежных центров при крупных церквях Москвы».
Фото: Татьяна Перец
