Азы фандрайзинга: благотворительная акция в торговом центре

И другие советы из книги «Фандрайзинг для начинающих: как искать средства на благотворительный проект».

Итак, речь пойдет о том, как провести акцию по сбору денег и вещей в торговом центре или офисе. Это один из самых эффективных форматов для сбора вещей и продвижения организации (рекламы).

Организовать и провести акцию довольно сложно, но с ее помощью вы не только соберете вещи, нужные вашим подопечным, но и приобретете новых благотворителей и единомышленников, которые узнают о вашей деятельности, могут стать в дальнейшем добровольцами, помочь в организации следующих мероприятий или будут участвовать в других ваших проектах.

Место

1. Выберите подходящий торговый центр. Наиболее эффективно акции проходят в крупных центрах и супермаркетах типа «Ашан», «Карусель», т.е. магазинах с большим ассортиментом и проходимостью.

2. Напишите письмо в администрацию торгового центра с просьбой разрешить организовать акцию на их территории.

Конечно, хорошо если вы знаете владельцев, управляющих или ключевых сотрудников площадки, но и обращение в администрацию тоже может дать результат. Главное – убедительно заявить о вашей организации, о целях сбора товаров и вашей отчетности как перед покупателями, так и перед администрацией. Пишите простым языком, без лишнего официоза. Подтвердите авторитет организации официальными документами, отчетами и, если есть, фотографиями предыдущих акций. Постарайтесь встретиться с администрацией лично, это увеличит вероятность согласия на акцию.

Если вы планируете собирать не только товары, но и деньги для приобретения нужных вещей, заранее обсудите это с администрацией магазина и получите с их стороны письменное разрешение.

3. До проведения акции заранее найдите и подготовьте помещение склада, где будут впоследствии храниться и сортироваться собранные товары.

Если таких помещений нет, то можно договориться с администрацией торгового центра о временном хранении и доступе к сортировке вещей. Но имейте в виду, что такая договоренность требует от вас внимательной организации процесса сортировки и вывоза вещей. В случае каких-то накладок или задержек по срокам вам могут отказать в будущих акциях, поэтому лучше использовать свои или какие-либо другие складские помещения. К тому же, если вещи будут храниться на территории магазина, вам придется согласовать четкий список лиц с доступом в помещения центра и оговорить ответственность за хранение материальных ценностей.

4. После проведения акции нужно вывезти все собранные вещи с территории торгового центра. Вывозить собранное можно силами добровольцев частями или все сразу в конце дня после завершения акции. Если вы выбрали второй вариант и собранных мешков с вещами очень много, можно договориться с торговым центром о предоставлении помещения под складирование вещей в течение дня. Важно, чтобы после акции не осталось мусора, разбросанных листовок, брошенных тележек и т.п.

Время

Чтобы покупателей было больше, лучше выбирать для акции выходные дни, но не летом. Лучше посоветоваться о времени с администрацией торгового центра. Эффективно проводить акцию «марафоном» – например, в течение двух-трех недель подряд (например, если вам нужно собрать достаточное количество вещей для пострадавших в чрезвычайной ситуации). Тогда «сарафанное радио» приведет к вам в следующий раз соседей и знакомых тех покупателей, которые успели принять участие в первой акции. Но оцените свои силы: хватит ли их для «марафона»?

Что собираем

Составьте список товаров, которые будете собирать. Заранее решите, готовы ли вы, к примеру, собирать и распределять одежду, бывшую в употреблении, и при необходимости укажите, что принимается только новая одежда. Составив список, дайте знакомым прочесть его и проверить, все ли понятно. Список должен быть не очень большим и не должен содержать конкретные бренды (если это не принципиально). Пусть у людей будет выбор в ценовом диапазоне товаров.

Реклама акции

1. Разместите информацию об акции на вашем сайте, в социальных сетях, привлеките СМИ и дружественные организации. Можно договориться и расклеить объявления в районе проведения акции, раздавать листовки или разбросать их по почтовым ящикам. Для крупной акции можно дать рекламу в местных газетах, на телевидении, в транспорте (к примеру, в маршрутках), на билбордах и сити-форматах. Все это, конечно, потребует дополнительных средств и их привлечения. Но для крупной акции реклама вполне уместна и дает результат. К тому же часть рекламных площадей выделяется под социальные проекты бесплатно. Уточните условия в администрации города.

2. Заранее разместите в супермаркете объявление о сроках и целях проведения акции. Если есть возможность, в день проведения акции нужно организовать аудиорекламу (устные объявления о проходящей акции по громкой связи). Договоритесь с администрацией о том, чтобы все сотрудники были проинформированы об акции и ее условиях. Предложите составить для сотрудников мини-инструкцию по проведению акции. Очень важно, чтобы продавцы-консультанты и кассиры вежливо и ненавязчиво приглашали посетителей магазина участвовать в акции. Очень уместно было бы разместить информацию со списком необходимых вещей в прикассовой зоне.

Волонтеры

1. Для проведения акции вам обязательно потребуются добровольцы. Чтобы найти их, разместите объявление на вашем сайте, в соцсетях (повторяйте его периодически), попросите разместить объявление все дружественные вам организации.

2. Рассчитайте необходимое количество добровольцев исходя из объема помещения магазина, задач на входе и выходе, работы по разбору вещей, общению с жертвователями. Учитывайте время на обед и смены, ведь люди не смогут помогать вам весь день. Привлекайте добровольцев заранее и в количестве в два раза большем, чем нужно. От того, сколько их будет и как они подготовлены, зависит успех акции.

3. Обязательно назначьте координатора работы добровольцев. Координатор будет вести запись добровольцев и отвечать на их вопросы. Причем список составлять нужно так, чтобы в каждый временной интервал акции добровольцев было достаточное количество. Учитывайте, что в день акции не все смогут прийти по разным обстоятельствам, поэтому всегда приглашайте добровольцев с запасом, а на ключевые задачи пусть будут заместители-дублеры.

4. Заранее проведите тренинг с добровольцами, вашими сотрудниками и сотрудниками магазина. Выдайте (и пришлите по электронной почте) каждому инструкцию о том, что он должен делать, что говорить людям, напишите имя и контакты руководителя акции и других ее участников и т.п. В инструкции нужно подробно расписать детали акции: кто организатор, даты и сроки проведения, правила участия и порядок действия организаторов, для кого собирается помощь, как она будет распределяться, каким еще способом можно помочь подопечным и НКО.

5. Волонтеры должны знать, к кому они могут обратиться, если у них возникнут вопросы, понимать, как и для чего устроена акция, чтобы уверенно и убедительно отвечать на вопросы посетителей.

6. Волонтеры должны быть доброжелательны, улыбчивы, не бояться общаться, раздавать листовки. Нужно чтобы они преодолели стеснительность и не переживали, если во время акции не смогут ответить на все обращенные к ним вопросы: главное быть открытыми и уметь быстро узнать ответ у координатора. Расскажите им об этом обязательно. От подготовки волонтеров зависит объем помощи, успех акции и дальнейшая лояльность людей к вашей организации.

7. Не забудьте также взять распечатанный вариант инструкции для добровольцев с собой на акцию. Не все смогут прочитать ее накануне, а кто-то придет и без предварительной записи.

Листовки

1. Нужно разработать и напечатать листовки.

2. Листовок должно быть много! Наиболее эффективно раздавать их на входах в супермаркет и в тех зонах торговых залов, где расположены товары из списка необходимого.

3. Нужно научить волонтеров раздавать листовки (обязательно включите эту информацию в инструкцию).

4. Если вы проводите акцию в большом супермаркете, лучше прекратить раздачу листовок за час до завершения акции. Чтобы последние получившие листовку покупатели успели принести товары на ваш стенд.

Какая информация должна быть на листовке?

— сроки проведения акции;

— кто организует акцию (кратко о вашей организации);

— ваш логотип;

— для кого и зачем собирается помощь;

— наглядная инструкция как принять участие в акции;

— список товаров;

— другие способы помочь (адрес в интернете или адрес вашего склада, т.к. люди унесут листовку домой и, возможно, захотят помочь позже);

— контактная информация (телефон, адрес в интернете).

От количества розданных листовок и от доброжелательности добровольцев зависит успех акции.

Как раздавать листовки. Правила для волонтеров

Предлагайте листовки всем совершеннолетним посетителям торгового центра.

Обращайтесь к посетителям с улыбкой и подготовленной вступительной фразой, например: «Поучаствуйте в благотворительной акции!», «Сегодня мы помогаем детям! Присоединяйтесь!»

Подходите к человеку немного сбоку, не в лоб, иначе это может его оттолкнуть.

Если магазин хорошо посещаемый и посетителей много, не пытайтесь выбирать из потока «доброжелательные лица», а просто обращайтесь ко всем посетителям, находящимся от вас в радиусе примерно 1,5 метра.

Не нужно проявлять излишнюю настойчивость и расстраиваться, если человек среагировал недоброжелательно или агрессивно.

Не нужно убеждать в своей правоте тех, кто начинает критиковать благотворительность, политическую ситуацию и т.п. В этом случае надо вежливо попрощаться и отойти, продолжая раздавать листовки другим посетителям.

Стенд акции

В день проведения акции за кассами супермаркета (т.е. в зоне выхода из торгового зала на хорошо видном и достаточно свободном месте) нужно установить информационный стенд.

1. У стенда должен быть координатор акции и добровольцы, которые смогут объяснить покупателям, кому будет направлена помощь, кто организует мероприятие, рассказать о других способах помощи, просто пообщаться с людьми и раздать им информационные материалы.

2. Посетителям, сделавшим пожертвование, желательно дарить какой-нибудь маленький сувенир, который будет напоминать им про вашу организацию (это может быть магнит, карманный календарь, значок и т.п.) и листовку с информацией о том, как с вами связаться и чем можно помочь в дальнейшем.

3. Желательно вести запись наиболее активных участников, готовых в дальнейшем оказывать добровольческую и денежную помощь. Обязательно сохраните их контакты.

Что должно быть в пределах информационного стенда?

• стол с информационными материалами, куда люди могут подходить и задавать вопросы;
• ящик для денежных пожертвований (если разрешено администрацией);
• баннер акции, привлекающий внимание посетителей;
• тележки (или ящики) для сбора вещей (можно попросить у супермаркета на время акции), где люди могут оставлять приобретенные товары.

Если акцию проводит сам торговый центр

Руководство торгового центра может решить провести акцию по сбору вещей для вашей организации своими силами. Нужно понимать, что этот вариант работает очень эффективно только если руководство проявляет явную заинтересованность, готово напечатать и разместить рекламные материалы, привлечь к участию сотрудников. Последнее условие является ключевым для успеха мероприятия.

Ваше участие в акции в этом случае будет заключаться в составлении объявлений и информационных листовок об акции. В листовках (см. выше) нужно указать цель, дату и время акции, список товаров, которые покупатели могут купить в магазине и оставить в специально установленных для этого ящиках или корзинах в прикассовой зоне. Проверьте, стоит ли в листовках и объявлениях ваш логотип, контактные данные, указаны ли другие способы помочь. При необходимости нужно помочь составить памятку-инструкцию для сотрудников.

Очень важно, чтобы продавцы-консультанты и кассиры вежливо и ненавязчиво приглашали посетителей магазина участвовать в акции. В этих же целях в прикассовой зоне важно разместить объявления со списком необходимых вещей.

Нужно подготовить склад для хранения, сортировки, выдачи товаров, организовать вывоз собранных вещей.

Такой формат акции наименее трудозатратен для вас.

Если в акции будет задействована целая сеть супермаркетов, эффективность будет намного выше.

Фото: :Екатерина Степанова